Hoe stel je algemene voorwaarden op?

Algemene voorwaarden zijn de regels die je standaard wilt laten gelden bij het sluiten van overeenkomsten. Heb je ze eenmaal opgesteld, dan scheelt het je veel tijd. Je hoeft niet bij elke overeenkomst opnieuw te onderhandelen over je betalingsvoorwaarden, garantiebepalingen, incassobedingen enzovoorts. Met deze algemene voorwaarden kun je conflicten voorkomen omdat je heel duidelijk maakt wat jouw voorwaarden zijn.

Wat moet er in je algemene voorwaarden staan?

In je algemene voorwaarden leg je de wederzijdse rechten en verplichtingen zo duidelijk en volledig mogelijk vast. Er zijn twee basiseisen die de wet stelt aan algemene voorwaarden:

• de inhoud van jouw algemene voorwaarden mag niet onredelijk bezwarend zijn voor de wederpartij;
• de wederpartij moet een redelijke mogelijkheid krijgen om kennis te nemen van de algemene voorwaarden (informatieplicht).

Onredelijk bezwarend

Om te bepalen of de algemene voorwaarden onredelijk bezwarend zijn voor de wederpartij hanteert de wet een zwarte en een grijze lijst. Op de zwarte lijst staan voorwaarden die verboden zijn. Je kunt deze dus niet opnemen in de algemene voorwaarden. Op de grijze lijst staan voorwaarden die misschien onredelijk bezwarend zijn voor de wederpartij. Bij de bepalingen op de grijze lijst moet je zelf aantonen dat het gebruik in jouw specifieke situatie niet onredelijk is. Wil je het zekere voor het onzekere nemen, dan kun je beter geen bepalingen uit de grijze lijst opnemen in de algemene voorwaarden.

Informatieplicht

Volgens de wet moet je vóór of tijdens het sluiten van een overeenkomst de algemene voorwaarden aan de wederpartij verstrekken. De wederpartij moet ook uitdrukkelijk of stilzwijgend met de algemene voorwaarden hebben ingestemd.

Je kunt op verschillende manieren aan de informatieplicht voldoen. Je kunt bijvoorbeeld de algemene voorwaarden toesturen of overhandigen aan de wederpartij. Ook kun je de algemene voorwaarden afdrukken op de achterkant van jouw offerte (je dient daar dan ook naar te verwijzen).

LET OP Als je de voorwaarden op de achterzijde van het contract zet, ben je te laat: je moet de algemene voorwaarden immers vóór of tijdens het sluiten van de overeenkomst aan je wederpartij verstrekken. Ook is het niet genoeg om te melden dat jouw algemene voorwaarden zijn gedeponeerd, omdat je deze immers zelf aan de wederpartij moet verstrekken.

Als je telefonisch zaken doet, geldt er een uitzondering. Je moet dan in je gesprek vermelden dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn en dat je deze eventueel kosteloos zult toesturen. Doe je elektronisch zaken, dan zal je vóór of bij het sluiten van de overeenkomst de algemene voorwaarden elektronisch ter beschikking moeten stellen. Dit moet op een zodanige manier, dat de wederpartij de voorwaarden kan opslaan en nog eens kan nalezen.

Algemene voorwaarden opstellen

Algemene voorwaarden laten opstellen met korting? Maak gebruik van een gratis proefperiode van 30 dagen bij HalloLex!

Korting op algemene voorwaarden

Moet je algemene voorwaarden opstellen?

Het is voor iedereen die een eigen bedrijf heeft en te maken heeft met klanten waarmee overeenkomsten moeten worden gesloten, verstandig om algemene voorwaarden op te stellen. De algemene voorwaarden moeten aansluiten bij de gang van zaken binnen jouw bedrijf of branche. Welke algemene voorwaarden je ook hanteert, de volgende zaken horen erin te staan:

• offerte (vrijblijvend of niet, termijn voor aanvaarding?);
• transport (wie betaalt transport, verzekering, invoerrechten?);
• levertijd (overmacht);
• betaling (betalingstermijn, incassokosten, rente);
• eigendomsvoorbehoud (eigendom gaat pas over na betaling?);
• garantie (zo ja, onder welke voorwaarden?);
• afwikkeling van geschillen (rechter of arbitrage);
• aansprakelijkheid (beperking, hoogte schadevergoeding).

TIP Met behulp van voorbeelden van jouw brancheorganisatie of relevante bedrijven kun je zelf je algemene voorwaarden opstellen. Zorg er wel voor dat je de voorwaarden aanpast aan jouw specifieke situatie. Wil je er zeker van zijn dat je de juiste voorwaarden hanteert? Maak dan gebruik van de juridische service van Het Ondernemerscollectief. Hier kun je voorwaarden laten checken op juridische inhoud.

Als je een beroep uitoefent waarvoor een beroepsaansprakelijkheidsverzekering nodig is, kun je jouw aansprakelijkheid deels afdekken door goede algemene voorwaarden op te stellen. Met goede voorwaarden loop je minder risico aansprakelijk te worden gesteld. En mocht er toch aansprakelijkheid ontstaan, dan zal de verzekeraarde het beroep op de aansprakelijkheidsverzekering ook eerder erkennen.

Een voorbeeld van goede algemene voorwaarden die door verzekeraars geaccepteerd worden, kun je onderaan deze pagina downloaden.

Toepassing van de algemene voorwaarden

Wanneer je zaken doet met grote bedrijven zijn de twee wettelijke basiseisen die bovenaan in dit artikel worden genoemd niet van toepassing omdat de wederpartij dan wordt geacht te beschikken over voldoende deskundigheid. Wel moeten de algemene voorwaarden voldoen aan de algemene beginselen van redelijkheid en billijkheid.

Deponeren van de algemene voorwaarden

Het voordeel van het deponeren van je algemene voorwaarden bij de rechtbank of de Kamer van Koophandel is dat degene met wie je zaken doet toch jouw algemene voorwaarden kan inzien als je niet in staat bent om deze te verstrekken. Tevens heeft het deponeren van de algemene voorwaarden een bewijsfunctie.

Doordat bij deponering de algemene voorwaarden worden voorzien van een datum en een nummer kun je aantonen dat je tussentijds niets in de tekst hebt veranderd. Bij wijzigingen moet je er zelf voor zorgen dat de nieuwe versie van je voorwaarden in zijn geheel gedeponeerd wordt bij een rechtbank of de Kamer van Koophandel.

TIP Je kunt hieronder een gratis voorbeeld 'algemene voorwaarden' downloaden.