Laat de vergadering ook niet onnodig lang duren.
Je hebt als zzp’er ook te maken met vergaderen. Denk aan al die freelancers waar je mee samenwerkt voor bijvoorbeeld graphic design, web development of andere zaken. Wellicht zit je ook veel met klanten en partners in gesprek, waardoor je bijna geen tijd meer overhoudt voor je echte werk. Het is frustrerend als je een vergadering bijwoont en achteraf denkt: "Dat was zonde van mijn tijd!" Als jij een vergadering leidt, wil je natuurlijk dat iedereen iets bijdraagt en er iets uithaalt. Maar hoe zorg je ervoor dat je vergadering niet saai of nutteloos wordt? Hier zijn 5 handige tips!
Nodig alleen de juiste mensen uit
Je krijgt pas een boeiende vergadering als je alleen de juiste mensen uitnodigt. Het heeft echt geen zin om mensen uit te nodigen die niet betrokken zijn bij de onderwerpen die besproken gaan worden. Nodig alleen degenen uit die daadwerkelijk betrokken zijn en ook daadwerkelijk een belang hebben bij de agendapunten. Zo verspil je geen tijd en voorkom je ook irritatie bij deelnemers die weinig interesse hebben in de besproken onderwerpen.
Organiseer alleen als het nodig is
Een vergadering moet alleen worden georganiseerd als dat de beste manier is om informatie over te brengen of een discussie te leiden. Soms is het efficiënter om informatie op schrift te delen of gewoon te praten in plaats van een vergadering te plannen. Vergaderingen zijn bedoeld voor discussie en interactie, dus de deelnemers moeten echt meedoen om ze interessant te maken en te houden. Heb je echt een belangrijke vergadering en komen er mensen van ver? Kijk dan of je vergaderen en overnachten kunt combineren.
Ontwikkel een duidelijke agenda
Niemand houdt van vergaderingen die te lang duren of waarvan de agenda onduidelijk is. Maak daarom een duidelijke en korte agenda voor elke vergadering. Deelnemers moeten weten wat er besproken zal worden en welke onderwerpen aan bod zullen komen. Op die manier voorkom je dat de vergadering afdwaalt. Tevens kunnen deelnemers zich goed voorbereiden en een relevante bijdrage leveren. Het is ook handig om eventuele veranderingen of toevoegingen aan de agenda van tevoren met de deelnemers te delen, zodat niemand voor verrassingen komt te staan.
Kies het juiste tijdstip
Kies ook het juiste moment voor een vergadering. Het heeft geen zin om een vergadering te plannen wanneer de deelnemers moe zijn of andere verplichtingen hebben. Plan vergaderingen op tijden die handig zijn voor de deelnemers, rekening houdend met hun schema en hoe fit ze dan nog zijn. Laat de vergadering ook niet onnodig lang duren. Te lange vergaderingen kunnen echt vermoeiend zijn.
Maak de vergadering interactief
Een vergadering is geen monoloog; het is een kans voor interactie en gesprek. Om een vergadering interessant te houden, moet je de deelnemers actief betrekken. Moedig hen aan om vragen te stellen, hun meningen te delen en ideeën te bespreken. Het kan ook handig zijn om brainstormsessies in te plannen wanneer er ruimte is voor nieuwe ideeën. Door gebruik te maken van iedereen zijn denkvermogen kan een vergadering aanzienlijk waardevoller worden.
