Met een goede planning is je hoeveelheid werk te overzien, letterlijk en figuurlijk.
Arjan Nieuwbeerta
Je administratie bijhouden is niet de meest spannende activiteit die er bestaat in het leven van een zzp'er; het hoort er gewoon bij. Al is het een misverstand dat dit per definitie voor iedereen een vervelende taak is. Als je het voortdurend uitstelt is dit vaak het geval, maar als je het gestructureerd en regelmatig doet, geeft je administratie bijhouden juist veel rust en voldoening. Het is verstandig om vaste momenten te reserveren voor bepaalde taken. Dat is goed voor de gezondheid van je bedrijf en die van jezelf.
Dat het goed is voor je bedrijf om een geordende administratie te hebben, spreekt voor zich: je hebt correcte bedrijfsgegevens nodig om maandelijks of per kwartaal de btw-aangifte doen en jaarlijks een kloppende aangifte inkomstenbelasting te versturen.
Hiervoor is het nodig om declarabele en andere aan je bedrijf bestede uren in kaart te brengen. Zo maak je aanspraak op ondernemersaftrek als je minstens 1225 uur per jaar aan je onderneming besteedt.
Ook is het zaak dat je vooruit denkt en een goede werkwijze bedenkt waarmee je je gegevens netjes voor langere tijd bewaart en terugvindt. Je bent namelijk wettelijk verplicht om je bedrijfsgegevens 7 jaar te bewaren.
Administratie bijhouden op vaste dagen
Ondernemen bestaat - onder andere - uit analyseren, anticiperen en structureren. Niet alleen wat betreft de ontwikkeling van je producten of het benaderen van je klanten, maar ook op het gebied van het doen van je administratie. Het is dan ook slim om vaste dagen of momenten in je agenda te reserveren voor je administratie. Dan kun je daar rekening mee houden en zie je het als een onlosmakelijk onderdeel van je bedrijfsvoering.
Los van het overzicht en de rust die je hiermee krijgt, heb je ook verschillende deadlines om je aan te houden. Een strakke planning is dus onmisbaar. Je kunt hier een variabele tijdsindeling voor gebruiken, aangezien je sommige zaken slechts één keer per kwartaal hoeft te doen en andere dingen beter wekelijks of zelfs dagelijks bijhoudt.
Dagelijkse en wekelijkse checks
Rust is goed voor een ondernemer. Je moet niet continu gestrest zijn omdat je voortdurend met je administratie bezig bent, in je hoofd of in werkelijkheid. Maar sommige taken kun je het beste zo snel mogelijk doen, op het moment dat ze aan de orde zijn. Eén daarvan is je urenregistratie. Hou deze bij voorkeur meteen bij, ook als je onderweg bent. Als je wacht tot het einde van de week of zelfs het einde van de dag, is het soms lastig om alles precies terug te halen.
Houd je uren bij als je met een (potentiële) klanten belt, je website bijwerkt of research doet voor een opdracht. Vervolgens maak je hier per week (en later per maand en jaar) een urenoverzicht van. Zo kun je bij je aangifte inkomstenbelasting met zekerheid - en goed onderbouwd - aangeven dat je (hopelijk) je urencriterium hebt gehaald.
Maandelijkse checks
Houd voor de belangrijkste onderdelen van je administratie een zogenaamd ‘bakkensysteem’ bij. Dit houdt in dat je een aantal onderdelen gescheiden van elkaar in bakken of (digitale) mappen bewaart, zodat je hier snel en makkelijk op terug kunt vallen.
De volgende onderdelen moet je onderscheiden:
- inkoop
- verkoop
- bonnetjes
- belasting
- documenten
De basis van al deze onderdelen is in feite gevormd door je inkoop- en verkoopmap, oftewel je verstuurde en ontvangen facturen. Voor een heldere debiteuren- en crediteurenadministratie, is het aan te raden om één keer in de twee weken of per maand maand je facturen te versturen voor werkzaamheden die jij hebt verricht voor klanten. Tegelijkertijd kun je dan de door jou verschuldigde facturen betalen.
Checks per kwartaal
Je aangifte voor de omzetbelasting doe je in de regel per kwartaal. Je hebt dan tot het einde van de maand ná de laatste kwartaal maand om je aangifte te doen. Maar wacht vooral niet tot het allerlaatste moment. Niet alleen om problemen voor te zijn - zoals de server van de Belastingdienst die het laat afweten - maar ook omdat je nog tijd moet reserveren voor de betaling. Want je moet niet alleen tijdig de aangifte doen, maar het totaalbedrag voor de omzetbelasting dient ook voor het verstrijken van de deadline op de rekening van de Belastingdienst te staan. En het duurt vaak minstens een dag voordat de betaling is verwerkt.
De zaken die je bij je omzetbelasting doorgeeft zijn de omzet en verrekende btw, maar ook de btw van de kosten die je zelf gemaakt hebt. Die trek je in de vorm van voorbelasting af van de verschuldigde omzetbelasting.
Software-oplossingen voor bijhouden van je administratie
Met al die zaken om bij te houden is een goede planning essentieel. Daarmee is de hoeveelheid werk goed te overzien; letterlijk en figuurlijk. Het andere goede nieuws is dat je administratie bijhouden in Excel niet nodig is. Voor vrijwel elke administratieve taak bestaat wel een stuk boekhoud- of facturatiesoftware (al dan niet geïntegreerd in een groter pakket) dat je boekhouding sterk vereenvoudigt.
Zo kan facturatie software je helpen snel en eenvoudig facturen te maken en zelfs automatisch te laten versturen, op vaste momenten. Ook kan een facturatieprogramma de informatie in een offerte gebruiken om automatisch een factuur aan te maken. Wel zo efficiënt.
Maar er is meer: urenregistratie en rittenregistratie software of apps houden simpel en soms automatisch je gewerkte uren en gereden ritten bij. En wil je zo snel mogelijk btw-aangiftes doen, bonnen in je administratie vastleggen, wanbetalers informeren en transacties op je bankrekening verwerken? Er zijn volop modules en functies in (online) boekhoudsoftware beschikbaar om dit alles heel makkelijk voor je te maken.
Door je zzp administratie slim bij te houden met behulp van de juiste administratie software én er een uitgekiende persoonlijke planning op na te houden, hou je het overzicht over alle onderdelen van je onderneming. En misschien ga je je boekhouding zelfs wel leuk vinden!
Om het voor jou als zzp'er gemakkelijk te maken om een keuze te maken hebben we hieronder een paar interessantee pakketten voor je geselecteerd.
