Administratie software voor zzp: wat zijn de mogelijkheden?

Je administratie of boekhouding bijhouden is tegenwoordig echt geen raketwetenschap meer. Of liever gezegd: je hoeft er geen dagen in te stoppen of een heel team van experts op te zetten om hem draaiende te houden. Bijna alles kan digitaal en voor bijna elke terugkerende handeling is wel software beschikbaar om je leven makkelijker te maken. Maar hoe makkelijk en soepel maak je het jezelf? En wat valt er allemaal onder je administratie? Lees snel verder.

Wat is een administratie voor zzp’ers?

Voordat we het hebben over het makkelijk doen van je administratie, moeten we eerst weten wat hieronder wordt verstaan. Wat betekent het als iemand zegt: ‘Ik ga even mijn administratie doen’?

In de volksmond betekent het niet veel meer dan je e-mails bijwerken en misschien je facturen versturen of je aangifte doen. Maar een administratie kan uit veel onderdelen bestaan en het doen ervan omvat het verzamelen en vastleggen van al je bedrijfsgegevens.

Deze zaken vallen onder andere onder je administratie:
•    Ontvangen en verstuurde facturen (of kopieën ervan)
•    Bankafschriften
•    Kassabonnen
•    Agenda-items
•    Afspraken en contracten
•    (Digitale) bestanden en documenten
•    E-mails, briefwisseling en andere correspondentie

Administratieprogramma’s voor de zzp’er

Los van de vraag hoe je al deze verschillende onderdelen in je administratie verzamelt, wil je graag weten welke (financiële) zaken je structureel moet bijhouden en hoe je dit jezelf zo makkelijk mogelijk maakt. Het antwoord op die laatste vraag is heel simpel: met de juiste zzp software tools.

Facturatie software

Ben je altijd veel tijd kwijt aan het opstellen van facturen? Met facturatie software bespaar je enorm veel tijd. Je hebt meteen het correcte format en alle noodzakelijke elementen staan op je facturen. Je kunt periodieke facturen automatisch laten versturen zodat je er zelfs helemaal geen omkijken naar hebt.

Er is ook de mogelijkheid om met een factuurprogramma automatisch offertes om te zetten naar facturen. Ideaal: dan hoef je niet dezelfde klantgegevens opnieuw in te voeren.

Urenregistratie software

Het bijhouden van je uren is een no-brainer. Naast dat je exact wil weten hoeveel tijd je aan een project of opdracht hebt gespendeerd om de juiste facturen te kunnen versturen. Wil je ook exact in kaart hebben hoeveel uur je aan je onderneming hebt besteed, om zo aan de Belastingdienst aan te tonen dat je aan het minimum aantal van 1225 uren voldoet (waarmee je aanspraak maakt op de zelfstandigenaftrek).

Kilometerregistratie app

Om de juiste hoeveelheid zakelijk afgelegde kilometers te declareren, is het nuttig om te beschikken over rittenregistratie app. Bovendien bewijs je hiermee dat je maximaal 500 kilometer privé hebt gereden met je zakelijk geregistreerde auto.

Debiteurenbeheer

Erg handig, er bestaat ook speciale debiteurenbeheer software en -modules, die je debiteurenbeheer een stuk efficiënter maken. Zo kun je hiermee automatisch betalingsherinneringen laten versturen, betalingsregelingen vastleggen en beheren, en gebruik maken van een chatfunctie en incassodossier.

Btw-aangifte

Ieder kwartaal of iedere maand moet je als zzp’er je btw-aangifte doen. Als je het versturen van facturen goed bijhoudt en je bonnetjes hebt verzameld, kan dit redelijk snel gaan. Maar het kan altijd nóg sneller: met een elektronische btw-aangifte functie in je administratie programma. Doordat je boekhoudprogramma gekoppeld is aan het systeem van de Belastingdienst, heb je hier nog maar een paar minuten voor nodig.

Projectmanagment-software

Voor praktisch elke handeling die je uitvoert voor je bedrijf is er wel een stukje software op de markt om dit te vereenvoudigen of automatiseren. Zo is er in veel bedrijven de noodzaak tot het goed plannen van taken, processen of mensen. Als je hier niet veel mee hebt of hier zo min mogelijk tijd in wilt steken, is er speciale projectmanagement software beschikbaar.

Compleet pakket voor je offline of online administratie

Het is prima als je genoeg hebt aan een heel basic boekhoudprogramma, maar de meeste ondernemers vinden het heel prettig als de software zoveel mogelijk taken uit handen neemt. In dat geval kies je voor een boekhoudsoftware waarin alle bovenstaande onderdelen - en misschien wel meer - in geïntegreerd zijn. Ook kan zo’n pakket samenwerken met je andere software, zoals je CRM systeem, urenregistratie app, of financiële (betalings)platformen (PSP). Wel zo makkelijk!

Hieronder hebben we een aantal boekhoudpakketten geselecteerd waarmee je aan de slag kunt met het op orde brengen èn houden van je administratie.