Je hoeft echt geen perfecte boekhouder te zijn, maar je moet wel inzicht hebben in je administratie.
Martijn Pennekamp
Online boekhouden is erg populair door het gebruiksgemak. Vaak is het ook mogelijk om je boekhoudprogramma te koppelen aan je zakelijke rekening. Zo houd je overzicht over je inkomsten en uitgaven en zorg je eenvoudig voor een goede financiële administratie voor de Belastingdienst. Hoe je dat regelt? Je leest het in deze blog.
Een boekhoudprogramma biedt een grote uitkomst om je financiele administratie eenvoudig bij te houden. Eén van de mooiste dingen van het gebruik van een online boekhoudprogramma is dat je deze heel makkelijk kunt koppelen met je zakelijke rekening. Zo worden alle transacties van je zakelijke rekening automatisch verwerkt in je boekhouding. Je hoeft je zo ook niet meer druk te maken over betaalopdrachten, incasso-opdrachten en informatie over je saldo.
Helder overzicht van inkomsten en uitgaven
Je boekhouding is immers een verzameling van alle (financiële) administratie. Door je zakelijke rekening te koppelen aan een boekhoudprogramma creëer je een helder overzicht van je inkomsten en uitgaven. Dat is belangrijk voor je eigen financiële overzicht, maar ook de Belastingdienst wil dat je de boekhouding op orde hebt.
Je boekhouding bestaat in ieder geval uit de volgende zaken:
- Kopieën van verzonden facturen
- Bankafschriften
- Kasadministratie en kassabonnen
- Ontvangen facturen
- Eventuele reiskosten of rittenoverzicht van je zakelijke auto
- Financiële aantekeningen zoals het in- en verkoopboek
- Urenadministratie
- Overeengekomen contracten, afspraken en overeenkomsten
- Agenda met zakelijke afspraken
- Zakelijke correspondentie zoals e-mails
Goed boekhouden is niet moeilijk, wel belangrijk
Het is belangrijk dat je als zzp'er al deze zaken goed administreert en bewaart, zodat je in ieder geval voldoet aan de eisen van de Belastingdienst ten aanzien van het bijhouden van een goede (lees: ordentelijk bijgehouden) financiële administratie. Maar dat is niet de enige reden waarom je tijd en energie moet steken in het bijhouden van je boekhouding.
Ook voor jezelf is het verstandig om je enigszins te verdiepen in deze materie. Je hoeft echt geen perfecte boekhouder te zijn, maar je moet wel inzicht hebben in je administratie. Dit is belangrijk om te weten waar je winst maakt en waar jouw kosten liggen.
Op zich is de administratie van een zzp’er niet echt ingewikkeld. Het aantal handelingen dat je moet verrichten om een kloppende boekhouding te hebben is beperkt. Zo moet je facturen maken en de inkoop en onkosten duidelijk hebben. Verder is het belangrijk om een splitsing te maken van inkomsten en btw voor het doen van jouw btw-aangifte.
Niet vergeten: open een zakelijke rekening
Een zakelijke rekening is voor de Belastingdienst niet verplicht. Toch is het wel verstandig om er een te openen. Een zakelijke rekening zorgt dat je je zakelijke administratie scheidt van je privé-administratie, zodat je beter overzicht hebt van de financiën van je bedrijf. Naast dat het openen van een zakelijke rekening het leven voor jou als zzp'er gemakkelijker maakt, zorgt een zakelijke rekening voor een professionele uitstraling naar jouw klanten: de naam van jouw bedrijf komt namelijk op het afschrift van de betaler of ontvanger te staan.
Bovendien bieden de meeste banken een speciale zakelijke rekening voor zzp'ers aan. Dit noemen veel banken een zakelijke rekening ZZP. Veel banken hebben in hun voorwaarden overigens staan dat je een privé rekening niet voor zakelijke doeleinden mag gebruiken. Een boekhoudpakket en je zakelijke rekening kun je heel eenvoudig zelf koppelen. Dit gebeurt allemaal online binnen de omgeving van je bank. Als je nog geen zakelijke rekening hebt, adviseren we jou er een te openen.
Het vinden van een geschikte zakelijke rekening hoeft niet moeilijk te zijn. Op de website van Ubari.nl vergelijk je alle zakelijke rekeningen op basis van jouw wensen. In 3 minuten heb jij een zakelijke rekening. Zonder gedoe. Kijk snel verder en kies de beste.
Hou overzicht op je administratie
Als je begint met ondernemen, kun je dit werk waarschijnlijk nog wel handmatig doen, bijvoorbeeld met Excel. Naarmate je meer klanten hebt, zul je echter merken dat het lastiger wordt om overzicht te houden. Kies dan voor een (online) boekhoudprogramma. Als jij je administratie (gedeeltelijk) online bijhoudt, hoef je je nooit zorgen te maken over kwijtgeraakte bonnetjes of facturen. Je houdt jouw zaken overzichtelijk en bovendien is het te allen tijde terug te vinden.
Daarbij bieden online boekhoudprogramma's een paar interessante voordelen. Veel boekhoudpakketten bieden bijvoorbeeld een mobiele app waarmee je onderweg je administratieve zaken kunt bijhouden. En als ooit je laptop of tablet crasht, weet je zeker dat je al je spullen nog hebt, want alles staat veilig opgeborgen in de cloud.
Een boekhoudprogramma kun je ook prima gebruiken in combinatie met een boekhouder. Bij de meeste pakketten kun je namelijk je boekhouder online toegang geven. Die kan eenvoudig controleren of je alles goed hebt ingevoerd en of je nog gebruik kunt maken van fiscale voordelen. Zo kan het eigenlijk niet meer misgaan met je administratie.
Wil je weten wat boekhoudprogramma's te bieden hebben en hoe de aanschaf van zo'n pakket jou geld kan besparen als zzp'er, dan is het zinvol om de verschillende aanbieders met elkaar te vergelijken.
