Een factuur is geen cash cow
Opmerkelijk fenomeen bij menig bedrijf: een ‘standaard’ betalingstermijn van 45 dagen. Of zelfs 90 dagen. Waarom doen bedrijven dit? De gedachte is uiterst simpel: ‘als we die factuur pas over 45 dagen betalen, scheelt ons dat weer rente’. En als je veel facturen in je bedrijf hebt, tikt dat natuurlijk lekker aan. En zo zijn facturen binnen veel organisaties een heuse cash cow geworden.
Maar dat is helemaal niet de bedoeling! Een factuur is bedoeld om een ondernemer te betalen voor geleverde producten of diensten. En als die ondernemer zich netjes aan zijn afspraken heeft gehouden en je tevreden bent, waarom zou je dan niet gewoon binnen 14 dagen betalen?
Voor welke bureaucratie werkt u eigenlijk?
Enige tijd geleden had ik een opmerkelijk voorval bij een groot ziekenhuis. Ik had de klus naar volle tevredenheid geklaard, maar de betaling van de factuur liet op zich wachten. De persoon met wie ik zaken had gedaan werd er ook gek van en stuurde een email naar de afdeling inkoop. Een week later ontvingen we allebei deze email: ‘Wij hebben uw e-mail van 2 oktober jongstleden in goede orde ontvangen. De factuur is inmiddels zijn ronde ingegaan. Wij zijn een dusdanig grote organisatie dat het niet mogelijk is om facturen van nieuwe crediteuren binnen 14 dagen te betalen. Verschillende afdelingen dienen handelingen op deze factuur te verrichten. Op dit moment is de betreffende factuur binnen geboekt, de heer Engelfriet is aangemaakt als crediteur en heeft de afdeling waaraan is geleverd, akkoord gegeven. De opdracht is opgenomen in ons leveranciersmanagement systeem en de factuur is per interne post doorverzonden voor accordatie bij ons intern controlesysteem. Hierna zal de factuur geheel volgens onze normen betaalbaar worden gesteld op 11 november 2013’.
Hallo! In welk stenen tijdperk leeft deze organisatie? Als ik ’s avonds voor 20.00 uur een boek bestel bij bol.com, ligt het de volgende dag op mijn deurmat. En via een simpel track & trace-systeem kan ik in de tussentijd zelfs zien waar mijn pakje is.
Organisaties zijn tegenwoordig allemaal lean & mean, werken iedere dag aan de optimalisatie van hun standard operations, voeren continue efficiencyslagen door, maar het lukt ze naar eigen zeggen niet om binnen 14 dagen een factuur te betalen? En ik merk dat het ze ook nooit lukt om te vertellen op welke datum de betaling plaats gaat vinden. Zou jij zo’n verhaal ook aan jouw klanten durven vertellen? En wat voor anti-ambassadeur denk je dat ik van dit ziekenhuis ben geworden?
Betaal een factuur gewoon binnen 14 dagen
Jouw organisatie was toch gericht op het opbouwen van langdurige relaties met al jij stakeholders? En zei je ook niet laatst op die heidag dat je van de afdeling ‘fatsoen moet je doen’ bent? Dan is de oplossing simpel. Betaal gewoon jouw facturen binnen 14 dagen. En als je algemene voorwaarden heeft met een langere betalingstermijn, dan pas je die gewoon hierop aan. Geeft u vanaf vandaag (of misschien al veel langer) het goede voorbeeld? Ik hoor het graag!
De meest opmerkelijke excuses voor te laat betaalde facturen
Soms is de werkelijkheid absurder dan ik met al mijn fantasie kan bedenken. Hierbij mijn persoonlijke top drie van excuses van laatbetalers:
◾3. ‘Jouw factuur was tussen de kast en de muur terechtgekomen, en je moet weten dat die kast van gehard staal is en daardoor door mij niet te verplaatsen was’.
◾2. ‘Onze collega Henk was overleden en uit respect hebben we toen twee weken geen betalingen gedaan. Daarna zijn we vergeten om de facturen weer in de routing te plaatsen’
◾1. ‘Er was enige discussie over het feit of de bijeenkomst die jij voor ons hebt geleid wel heeft plaatsgevonden’.
En tot slot dan ook nog een compliment aan de Ondernemingsraad van de Gemeente Dronten. Ik stuurde enige tijd geleden per e-mail een factuur. Twee dagen later stond het geld op mijn rekening. Zo kan het dus ook!
