Als zelfstandig ondernemer heb je de keuze om je btw-aangifte over te laten aan een boekhouder of om het zelf te regelen. Wanneer je zelf je btw-aangifte indient is het van belang dat je goed op de hoogte bent van de geldende regels en wetten. De kans bestaat dat je fouten maakt of jezelf fiscaal te kort doet. Jammer, omdat je er toch regelmatig veel tijd mee kwijt bent.
Btw verlegging wordt verkeerd toegepast
In sommige gevallen hoef je geen btw af te dragen over de door jou geleverde diensten. In dit geval verleg je de btw naar de ontvanger van de factuur. De ontvanger is dan verplicht om de btw op te geven in zijn/haar aangifte.
Het is niet voldoende om deze factuur alleen op te geven als een factuur met 0% btw. Deze verleggingen moet je apart aangeven in je btw-aangifte, inclusief het btw-nummer van je klant en uitgesplitst naar goederen en diensten (binnen de EU).
Wanneer de situatie is omgedraaid, en jouw leverancier de btw naar jou heeft verlegd dan moet je dit ook apart aangeven bij je btw-aangifte. Je moet deze btw optellen bij je aangifte en mag deze vervolgens direct ook weer aftrekken. Ook wanneer het saldo van optellen en aftrekken 0 is, moet je dit alsnog apart opgeven.
Facturen voldoen niet aan de factuurvereisten
Als ondernemer ben je verplicht een factuur te versturen naar je klanten. Deze factuur moet vervolgens ook voldoen aan bepaalde factuureisen van de Belastingdienst. Wanneer jouw factuur niet voldoet aan de factuurvereisten dan kun je een boete krijgen van maximaal € 4.920 euro per onjuistheid op de factuur. Naast het feit dat onjuiste uitgaande facturen boetes op kunnen leveren, kunnen onjuiste inkomende facturen er toe leiden dat de aftrek van voorbelasting wordt geweigerd. Controleer daarom altijd of jouw uitgaande én inkomende facturen voldoen aan de gestelde factuureisen:
- De datum van uitreiking;
- Een opeenvolgend identificatienummer;
- Een btw-identificatienummer van de leverancier;
- Een btw-identificatienummer van de afnemer;
- Naam en adres van de leverancier;
- Het KvK inschrijvingsnummer van de leverancier;
- Naam en adres van de afnemer;
- De omvang en duidelijk omschrijving van de geleverde producten/diensten;
- De datum van levering of product/dienst;
- De vergoeding van elk tarief of elke vrijstelling;
- De eenheidsprijs excl. Btw en eventuele kortingen;
- Het toegepaste btw-tarief;
- Het te betalen btw-bedrag;
- Een verwijzing naar de vrijstelling indien van toepassing;
- Een verwijzing naar de intracommunautaire levering indien van toepassing;
- De gegevens die nodig zijn om te bepalen of een vervoermiddel nieuw is, indien van toepassing;
- Wanneer de btw wordt voldaan door een fiscaal vertegenwoordiger het btw-identificatienummer, naam en adres van deze vertegenwoordiger.
Als er een bijzondere regeling van toepassing is ben je verplicht de hierna genoemde vermelding op de factuur op te nemen:
- Wanneer de afnemer van de prestatie de factuur uitreikt: factuur uitgereikt door afnemer;
- Wanneer een verleggingsregeling van toepassing is: btw verlegd;
- Bij toepassing van de reisbureauregeling: bijzondere regeling reisbureaus;
- Bij toepassing van de margeregeling: bijzondere regeling gebruikte goederen of bijzondere regelingkunstvoorwerpen of bijzondere regeling voorwerpen voor verzamelingen en antiquiteiten. Deze aanduiding geeft het bijzondere karakter van de toegepaste regeling aan.
Bovenstaande factuurvereisten gelden alleen voor binnenlandse facturen.
Sinds 1 januari 2013 is er onder voorwaarden een goedkeuring om de btw in aftrek te brengen die op een vereenvoudigde factuur staat. Een voorbeeld van een vereenvoudigde factuur is de kassabon. Er is een recht op aftrek van de btw indien het factuurbedrag inclusief btw maximaal € 100 bedraagt en er de volgende gegevens op vermeld staan:
- Factuurdatum;
- Naam en adres van de leverancier;
- Omschrijving van de goederen of diensten, en
- De btw.
Er geldt een uitzondering voor brandstofbonnetjes, hierbij is het voldoende als kan worden aangetoond dat de brandstof betaald is met een zakelijke pas of met een brandstofpas op naam van de onderneming.
