We hopen dat de Eisenhower Matrix je helpt om je taken te prioriteren en zo meer rust in je hoofd te krijgen.
Werken als zelfstandige biedt veel vrijheid. Je kunt je eigen carrièrepad kiezen, je dag zelf indelen en je hoeft geen verantwoording af te leggen aan een baas. Uit onderzoek blijkt echter dat veel zelfstandige professionals vaak op hun tandvlees lopen. Veel zzp'ers ervaren stress, waardoor ze minder goed voor zichzelf zorgen. Zelfs tijdens vakanties zijn veel zelfstandigen nog met hun werk bezig. Wij vroegen Streng Dijkerman & Partners, een opleider in onder andere timemanagement cursussen, om advies over hoe je hier het beste mee kunt omgaan.
Stel prioriteiten met de Eisenhower Matrix
Je kunt je stress verminderen door je timemanagement te verbeteren. Een krachtige en eenvoudige tool om dit voor elkaar te krijgen, is de Eisenhower Matrix, ook wel prioriteitenmatrix genoemd. Met deze matrix verdeel je taken op het gebied van belangrijkheid en urgentie. Dit levert vier kwadranten op, die je helpen je taken te organiseren:
Kwadrant 1. Belangrijk en urgent
Als een taak zowel belangrijk als urgent is, dan moet je deze zo snel mogelijk uitvoeren. Deze taken staan helemaal boven aan je takenlijst. Denk hierbij aan een opdracht voor een klant met een deadline binnen 24 uur, de omzetbelasting die vandaag moet worden ingediend of het oplossen van een technisch probleem op de website van een klant waardoor bezoekers niet kunnen afrekenen.
Kwadrant 2. Belangrijk en niet urgent
In dit kwadrant plaats je taken die belangrijk zijn voor de langetermijndoelen van je bedrijf. Denk hierbij aan het ontwikkelen van nieuwe producten of diensten, het opstellen van een marketingplan of het volgen van een opleiding om je vaardigheden te verbeteren. Door deze taken in de toekomst in te plannen, breng je rust in je hoofd. Vind je het lastig om taken op een structurele manier in te plannen? Probeer dan eens de Getting Things Done-methode van David Allen.
Kwadrant 3. Niet belangrijk en urgent
Dit kwadrant kan lastig zijn voor zzp'ers. De Eisenhower Matrix stelt voor dat je taken die niet belangrijk, maar wel urgent zijn, delegeert. Zonder personeel is dit niet eenvoudig, maar je kunt overwegen om zaken uit te besteden. Voor niet-belangrijke taken kan dit zeker de moeite waard zijn. Daarnaast kan kunstmatige intelligentie (AI) een uitkomst bieden. Steeds meer bedrijven gebruiken bijvoorbeeld AI om niet-belangrijke e-mails te beantwoorden.
Wees ook kritisch op zaken die geen bijdrage leveren aan de doelen van je bedrijf, zoals deelname aan vergaderingen die niet relevant voor je zijn of het bijwonen van webinars die weinig waarde toevoegen.
Kwadrant 4. Niet belangrijk en urgent
Taken in dit kwadrant moet je direct schrappen van je takenlijst of gewoontes. Ben je iedere dag tijd kwijt aan het scrollen door LinkedIn zonder specifiek doel. Bekijk je statistieken van je bedrijf terwijl dit geen concrete voordelen oplevert? Zit je tijdens werk vaak even op sociale media? Dit soort activiteiten verdoet je kostbare werktijd en kun je beter elimineren uit je werkdag.
We hopen dat de Eisenhower Matrix je helpt om je taken te prioriteren en zo meer rust in je hoofd te krijgen. Succes!
