Een betrouwbare boekhouding is niet alleen van belang voor jezelf, maar ook voor derden die informatie aan jouw boekhouding ontlenen.
Remon Kums
De Belastingdienst wijst je veelvuldig op het belang van een goede administratie. Niet alleen omdat je als zzp'er wettelijk verplicht bent om een goede administratie bij te houden én te bewaren. Het helpt je ook om tijdig ontwikkelingen te voorzien, daarop in te spelen en op het juiste moment de juiste beslissingen te nemen.
Met een goede administratie leg je vast wat er in jouw onderneming gebeurt en behoud je overzicht. Bovendien stelt een actuele boekhouding je in staat om jouw belastingaangiften (btw en inkomsten- of vennootschapsbelasting) sneller in te (laten) vullen.
Waarom een goede administratie noodzakelijk is
Als zzp'er ben je wettelijk verplicht om een goede administratie bij te houden en te bewaren die is afgestemd op de aard van jouw bedrijf. Begin daarmee al tijdens de opstartfase van jouw onderneming. Met een actuele administratie heb je namelijk snel de beschikking over de cijfers en resultaten van jouw onderneming en heb je inzicht in omzet, kosten en winst. Het stelt je tevens in staat om adequaat in te spelen op ontwikkelingen en zo nodig activiteiten bij te stellen.
Jouw administratie vormt de basis voor jouw belastingaangiften (btw en inkomsten- of vennootschapsbelasting). De Belastingdienst moet deze snel en goed kunnen controleren. Is jouw boekhouding niet volledig aangeleverd, eenvoudig te controleren of lang genoeg bewaard (minimaal zeven kalenderjaren), kan dat vervelende gevolgen hebben.
De Belastingdienst zal in dat geval zelf een schatting maken van jouw omzet en winst en hierover de verschuldigde belasting berekenen. Als je het niet eens bent met die berekening, zul je zelf moeten bewijzen dat deze onjuist is (‘omkering van de bewijslast’).
Welke gegevens horen bij je administratie?
Let op. Alle gegevens die je op papier of in digitale vorm over jouw onderneming vastlegt, horen bij de administratie. Denk aan:
- Kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen;
- financiële aantekeningen, zoals het in- en verkoopboek;
- tussentijds gemaakte controleberekeningen;
- ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen;
- bankafschriften;
- contracten, overeenkomsten en andere afspraken;
- agenda's (afspraken);
- correspondentie;
- software en databestanden.
Veel van de gegevens die nodig zijn voor het voeren van een onderneming, worden digitaal vastgelegd. Het gaat hierbij niet alleen om de financiële administratie (boekhouding), maar bijvoorbeeld ook de zakelijke agenda die je bijhoudt op jouw mobiele telefoon of tablet. Zorg dus voor een goede archivering (back-up) van al jouw (bedrijfs)gegevens.
Goede administratie versterkt vertrouwen
Je kunt de administratie inrichten en bijhouden op een manier die past bij jouw onderneming. Een boekhouding voeren met een spreadsheet kan volstaan. Je zult je echter moeten afvragen of de veelheid aan digitale gegevens en papieren documenten jou op de (middel)lange termijn voldoende zekerheid biedt om een betrouwbare boekhouding te voeren.
In het zakelijk verkeer zorgt een solide boekhouding voor vertrouwen. Een betrouwbare boekhouding is niet alleen van belang voor jezelf, maar ook voor derden die informatie aan jouw boekhouding ontlenen. Het kan bijvoorbeeld gaan om jouw bank of, nog belangrijker, de Belastingdienst.
Horizontaal toezicht
Onder de term ‘Horizontaal toezicht’ werkt de Belastingdienst al enige tijd aan het samenwerken vanuit vertrouwen. Bij horizontaal toezicht wordt gekeken naar de wens om (belasting)regels correct na te willen leven (compliant gedrag). De Belastingdienst als het ware de controles achteraf naar afstemming vooraf.
Met andere woorden, heb jij – samen met jouw intermediair (accountants-, administratiekantoor of belastingadviseur) - het (boekhoudkundige) proces zo op orde dat de Belastingdienst erop kan vertrouwen? Als deze vraag positief kan worden beantwoord, betekent dit minder controles achteraf en dus minder tijdsbeslag voor jezelf en jouw intermediair. Dit resulteert in administratieve lastenvermindering.
Zeker en betrouwbaar online boekhouden
Goede boekhoudsoftware levert een sterke bijdrage aan een efficiënte en betrouwbare administratie. De Belastingdienst werkt, in het kader van horizontaal toezicht, nauw samen met verschillende leveranciers van online boekhoudpakketten. Deze samenwerking heeft als voordeel dat de Belastingdienst aan het begin van de keten invloed kan uitoefenen op de software en dus op de kwaliteit van het aangifteproces.
Er zijn veel mogelijkheden met (online) boekhoudprogramma's. Hieronder hebben we een aantal voorbeelden voor je op een rijtje gezet.
Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem contact op met één van de aangesloten partners van Hulp in de Regio. Zo kun je jouw plannen bespreken, (fiscale) vragen stellen of een gratis adviesgespek en/of offerte aanvragen. Ook helpen ze je graag met het vormgeven van jouw ondernemingsplan.
Keer hier terug naar het dossier 'Boekhouden'
(Bronnen: Belastingdienst, ECP, Onderzoeksbureau GBNED, Register Belastingadviseurs, Stichting Zeker-Online en diverse softwareleveranciers, waaronder Twinfield en UNIT4)
