Allereerst is het verstandig om op voorhand duidelijke afspraken te maken met klanten over de betaling en de betalingstermijn. Dit kan middels algemene voorwaarden, maar ook in de overeenkomst die met de klant wordt gesloten. Voorkomen is altijd beter dan genezen.
Achterliggende redenen
De achterliggende redenen voor het uitblijven van de betaling kunnen divers zijn. Het is dan ook verstandig om eerst telefonisch contact op te nemen met de klant, alvorens een schriftelijke herinnering te sturen. Vaak is de betaling van de factuur aan de aandacht ontsnapt, en zal deze alsnog worden voldaan. Spreek bij de herinnering ook altijd een nieuwe termijn af voor de betaling, en bevestig dit schriftelijk.
Als de betaling na deze termijn nog steeds niet binnen is, wordt het tijd voor een schriftelijke herinnering met een korte betalingstermijn. Het is nog niet verstandig om de klant in dit stadium het juridische vuur aan de schenen te leggen, hou de communicatie vriendelijk doch zakelijk. Mocht de betaling na het verstrijken van deze termijn nog steeds niet binnen zijn dan is het verstandig om een schriftelijke ingebrekestelling te sturen waarin u de schuldenaar verzoekt en zo nodig sommeert tot het voldoen van de betaling binnen de gestelde termijn. Als betaling binnen deze termijn uit blijft, is de schuldenaar in verzuim en kunnen er verdere rechtsmaatregelen worden getroffen. Geef hierbij ook aan dat u hoopt dat het niet zover hoeft te komen.
Juridische hulp
Is een klant onwillig te betalen of bestaat er een geschil over de factuur, dan is het verstandig om juridische hulp in te schakelen voor advies over uw rechtspositie en om de vordering te incasseren. Gaat het puur om het incasseren van een niet-betwiste vordering, dan is een incassobureau of deurwaarder vaak voldoende. Een goede vorming van het dossier omtrent de klant en de verstuurde herinneringen is aan te raden voor een succesvolle incassoprocedure. Het totaalbedrag van de factuur zal hierbij worden verhoogd met incassokosten en wettelijke rente. Hiernaast kan worden aangezegd dat gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten op de klant zullen worden verhaald.
Mocht de klant nog steeds niet betalen, dan is het mogelijk om de zaak aan de rechter voor te leggen. Met een eerste brief van een advocaat kunt u dan echter ook al in veel gevallen succes boeken. De advocaat kan met toestemming van de rechter uiteindelijk beslag leggen op goederen of geld van de klant. Hierbij kan echter ook geen garantie voor betaling worden gegeven, van een kale kip kan tenslotte niet worden geplukt. Maar als de klant ziet dat u de vordering serieus aanpakt en bereid bent naar de rechter te gaan, zal hij in veel gevallen eieren voor zijn geld kiezen.
Tips:
- Factureer maandelijks bij grotere opdrachten;
- Schort werkzaamheden op als de klant niet betaalt;
- Voorzie facturen duidelijk van factuurdatum en datum dat de betaling binnen dient te zijn;
- Werk indien mogelijk met voorschotbetalingen;
- Leg een betalingsregeling altijd schriftelijk vast.
