In de basis kun je je gewerkte uren gewoon bij elkaar optellen
Het getal 1225 zal bij niet veel mensen gelijk een belletje doen rinkelen. Bij zzp'ers hopelijk wel, want dit getal hoort bij het urencriterium. In een jaar moet je minstens 1225 uur besteden aan je bedrijf om in aanmerking te komen voor speciale belastingvoordelen, zoals zelfstandigenaftrek en startersaftrek.
Hoe tel ik mijn uren?
Dat kan niet erg moeilijk zijn, toch? Bepalen hoeveel uren jij als ondernemers werkt. Gewoon de uren bij elkaar optellen? In de basis is dat inderdaad wat het is. Welke werkzaamheden je precies verricht, doet er verder niet toe. Per slot van rekening bepaal jij als ondernemer zelf wat je nuttig vindt voor je bedrijf, net zoals dat jij bepaalt in welk tempo je werkt. Daar heeft de Belastingdienst niets over te zeggen.
Welke uren mag je registreren en kun je administreren
In je urenregistratie kun je werkelijk alle uren opnemen die je hebt besteed aan je onderneming. Dit zijn dus niet alleen de uren die je in rekening brengt aan je klanten.
Denk bijvoorbeeld ook aan het opstellen van offertes, marketingactiviteiten, het bijhouden van je website of social media, reisuren of het bijhouden van de administratie
Een voorwaarde is wel dat je actief in touw bent voor je bedrijf. Stel, je bent loodgieter en je biedt 24-uurs-service in geval van lekkage. Dan zou je kunnen beweren dat je dus 7 x 24 uur per week werkt. Die vlieger gaat echter niet op. De Belastingdienst telt ‘stand-by uren’ niet mee voor het urencriterium.
Belangrijke aandachtspunten
Ben je zwanger? Dan tellen de uren die je niet gewerkt hebt over totaal 16 weken toch mee voor het urencriterium. Start je als zzp'er vanuit een arbeidsongeschiktheidsuitkering, dan hoef je niet de kaap van 1225 uren te ronden, maar voldoe je al met 800 uur per jaar aan het verlaagd urencriterium.
Nog een belangrijk aandachtspunt waar veel misverstanden over bestaan: wanneer je niet het hele jaar ondernemer bent, dien je tóch te voldoen aan de volle 1.225 uur. Start je bijvoorbeeld op 1 september je onderneming, dan dien je in de vier resterende maanden 1.225 uur aan je onderneming te besteden om alsnog in aanmerking te komen. Iets om rekening mee te houden als je starter bent.
Daar staat tegenover dat je ook die uren die je nodig hebt om je bedrijf op te starten (al stond je nog niet ingeschreven bij de KvK), met een gerust hart mag optellen om het urencriterium te halen.
Hoe zet ik een goede urenadministratie op?
Moet je naast je kilometers dus ook nog eens je uren goed bijhouden? Jazeker, hoe vervelend dat misschien ook is, maar houd er rekening mee dat je voor de Belastingdienst een controleerbare urenadministratie moet kunnen overleggen. Let hierbij wel op dat je de uren zo specifiek mogelijk invult. Je urenadministratie moet namelijk toetsbaar zijn voor de Belastingdienst.
Het format waarin je deze uren hebt bijgehouden is geheel vrij. Je kan je uren bijhouden in een Excelbestand. Gebruik hiervoor onze Excel uren- en kilometerregistratietool die je gratis kunt downloaden via deze link of via de downloadbutton onder aan dit artikel.
Ook veel softwarepakketten voor boekhouden kennen een tool voor het bijhouden van je uren. Deze pakketten zijn doorgaans eenvoudig in gebruik en niet kostbaar. Afhankelijk van jouw specifieke behoeften kun je kiezen voor een uitgebreid en wat duurder of juist eenvoudiger pakket.
We kunnen de onderstaande aanbieders aanbevelen:
Meer weten? Een overzicht waar je een groot aantal pakketten met elkaar kunt vergelijken, vind je op deze pagina.
Niet alleen voor de Belastingdienst
Heb je eenmaal die 1225 uur in een kalenderjaar gemaakt, dan hoef je in principe de extra uren daarna niet meer bij te houden. Toch is het wel degelijk aan te raden om ook die werkuren zorgvuldig in kaart te brengen.
Wanneer je de urenregistratie goed bijhoudt geeft dit ook inzicht in de bedrijfsvoering en de efficiëntie van het werk dat wordt gedaan. Je krijgt onder andere inzicht in de hoeveelheid uren die je besteed aan je onderneming, maar ook hoeveel omzet je bedrijf maakt en hoeveel uren je kan factureren.
Bovendien ben je met dit inzicht in staat om een nauwkeurige ureninschatting te maken voor toekomstige projecten en opdrachten. Kortom, hiermee maak je het verschil tussen het aantal gewerkte uren en gefactureerde uren steeds kleiner. In veel gevallen betekent dit dan ook meer inkomsten!
