Blog - Cosmas Blaauw
Efficiënt werken ondanks alle prikkels
Terwijl je je lange to-do-list probeert af te werken, vliegen de e-mails je om de oren. Regelmatig word je gestoord door telefoontjes van klanten, door LinkedIn-meldingen of anders door de overenthousiaste familieapp.
De standaardtips voor productiviteit ken je vast al wel. Leg bijvoorbeeld je telefoon weg. Zet planten in je werkomgeving. En schaf een goede noise-cancelling koptelefoon aan. Maar hoe kun je je werkritme zo omgooien dat je structureel efficiënt werkt? Probeer deze 7 tips.
Extra tip: evalueer eens per week welk van deze methodes voor jou wel en niet werkten. Want leuk al die tips, maar heb jij er ook echt iets aan? Door daar aan het eind van de week bij stil te staan, ontdek je nog beter hoe jij efficiënt kunt werken.
1. Gebruik de Pomodoro-techniek om efficiënt te werken
De Pomodoro-techniek is een veelgebruikte manier om productief te werken. Pomodoro betekent ‘tomaat’ in het Italiaans. Dat komt van de tomaatvormige kookwekkers. Voor deze methode heb je namelijk een kookwekker nodig. Of gewoon de stopwatch op je telefoon.
Zet de kookwekker op 25 minuten en ga in die tijd aan één stuk door aan het werk. Laat je niet verleiden door notificaties of andere afleiding. Na die 25 minuten mag je 5 minuten pauze houden. Daarna ga je weer 25 minuten aan de slag en pauzeer je opnieuw 5 minuten. Zo ga je door totdat je 2 uur hebt gewerkt. Dan neem je een langere pauze.
Je kunt trouwens ook kiezen voor 50 minuten werken en dan 10 minuten pauzeren.
2. Gebruik de OHIO-methode
OHIO betekent Only Handle It Once en het is een bekende manier om efficiënter met je mailbox om te gaan. Het idee is simpel: je behandelt elke inkomende e-mail nog maar één keer.
Klinkt logisch, zou je denken. Maar in de praktijk zitten veel mensen de hele dag door in hun mailbox. Ze lezen e-mails zodra die binnenkomen en beantwoorden ze later. Het OHIO-principe houdt in dat je op vaste momenten je inbox checkt, namelijk alleen als je de tijd hebt om e-mail te verwerken. Op dat moment ga je elke e-mail langs:
- Wat je binnen 5 minuten kunt beantwoorden, beantwoord je direct.
- E-mails die meer tijd kosten, zet je op je takenlijst voor vandaag of morgen.
- Krijg je een verzoek binnen? Zet het in je agenda voor een bepaald moment.
- En wat je kunt weggooien, sleep je direct naar de prullenbak.
Daardoor ben je minder tijd kwijt aan je mailbox en blijven e-mails niet door je hoofd spoken.
3. Leer prioriteren met de vraag “Moet ik dit nu doen?”
Op een werkdag ontvang je allerlei verzoekjes van klanten, collega-ondernemers of medewerkers. Op dat moment lijkt álles belangrijk. De klant is koning, dus je wilt je klant snel helpen. Maar ad hoc-zaken schoppen ook je planning in de war. Deze vraag kun je bij binnenkomende verzoekjes stellen om te prioriteren:
Moet ik dit nu doen?
Die zin bestaat uit vijf vragen als je de klemtoon steeds op een ander woord legt:
- MOET ik dit nu doen? (of hoeft het niet per se?)
- Moet IK dit nu doen? (of is het niet mijn taak?)
- Moet ik DIT nu doen? (of vraagt op dit moment iets anders mijn aandacht?)
- Moet ik dit NU doen? (of kan het ook op een later moment?)
- Moet ik dit nu DOEN? (of vraagt het niet zozeer om actie?)
Door die vraag zal je merken dat sommige “spoedjes” helemaal geen spoedjes hoeven te zijn. En dat sommige taken die je jezelf toe-eigent niet jouw verantwoordelijkheid zijn.
4. Houd 20% tijd over voor spoedjes
Je kunt nog zo’n waterdichte planning hebben bedacht om efficiënt te werken. Elke dag komen er wel taken tussendoor die direct je aandacht vragen. Daar kun je je beter tegen wapenen door een deel van je tijd te reserveren voor ad hoc zaken.
Ga uit van zo’n 20% van je tijd. Houd die tijd leeg in je agenda. Dan hoef je door een onvoorziene tussendoortaak niet direct je hele planning op de schop te gooien.
5. Doe aan time batching om efficiënt te werken
Veel professionals zweren hierbij. Time batching houdt in dat je soortgelijke taken bundelt in tijdblokken. Als je bijvoorbeeld eenmaal bezig bent met e-mails verwerken, gaat dat sneller dan wanneer je steeds van taak wisselt.
Plan bijvoorbeeld twee e-mailblokken op een dag. Reserveer bepaalde dag(del)en voor meetings en houd de andere dagen vrij. Of plan een social-media-blok waarin je al je posts voor een week klaarzet.
6. Zet Binaural Beats op voor extra productiviteit
YouTube en Spotify staan er vol mee. Binaural Beats is speciale muziek die je helpt om je productiviteit te verhogen. Deze instrumentale muziek beïnvloedt je hersenen op zo’n manier dat je focus verbetert.
Het verhaal erachter is vrij technisch. In grote lijnen komt het hierop neer: je hoort twee tonen door elkaar waar een paar hertz verschil tussen zit. Doordat de tonen iets verschillen, maken je hersenen een verschiltoon aan. Die frequentie staat gelijk aan een bepaalde hersengolf. Een verschiltoon van 14-30 hertz stimuleert de hersengolf voor meer focus en energie.
Onze tip: zet de muziek eens op en ervaar of het voor jou verschil maakt qua efficiënt werken.
7. Beperk je benodigde hersenruimte
Een groot deel van onze hersenruimte gaat op aan nadenken over alles wat we nog moeten doen. Dat is helemaal niet nodig. Doorloop deze stappen als je druk bent in je hoofd:
- Noteer alles waar je nog iets mee moet direct in je agenda of op je takenlijst.
- Schrijf ‘wil ik nog eens doen’-dingen op in een apart document met leuk-voor-ooit-plannen.
- Heb je grote projecten die al heel lang door je hoofd spoken? Splits ze op in subtaken en geef die een plek in je agenda.
- Heb je ‘moet ik nog doen’-dingen die hooguit 5 minuten kosten? Realiseer ze vandaag nog.
Dat laatste geldt bijvoorbeeld voor het punt “iets regelen voor arbeidsongeschiktheid”. Streep dat punt nu direct af. Je maakt er hersenruimte én ruimte in je agenda mee vrij. Bij SharePeople heb je het namelijk al binnen 3 minuten geregeld. Lees hoe SharePeople werkt en meld je direct aan.
Je bespaart jezelf er ook zorgen mee, want jij hebt het risico op arbeidsongeschiktheid goed afgedekt. Dáár hoef je je hoofd niet meer over te breken.
