Lag jij vorig jaar op je strandbedje te piekeren of je geen opdrachten miste omdat je weg was? Of alles wel goed doorliep op de zaak? Checkte je om de haverklap de inkomende berichten op je telefoon? Pak het dit jaar anders aan! Regel je zaakjes goed vóór je vertrekt, dan geniet jij deze zomer met een gerust hart van je vakantie. En kom je vast vol energie en inspiratie terug. Daar pluk je de rest van het jaar de vruchten van!
Stap 1: de planning
Probeer je vakantie zo te plannen, dat je afwezigheid minder 'lastig' is. Ben je niet gebonden aan de schoolvakanties? Houd er in je planning toch rekening mee! Zijn je belangrijkste klanten in de schoolvakantie weg, dan komt het vaak slecht uit als jij net voor hun vakantie onbereikbaar bent. Heeft je bedrijf een seizoenspiek, dan zorg je er natuurlijk voor dat je tijdens die topdrukte goed bereikbaar bent voor je klanten en medewerkers. Anders kost het je gegarandeerd omzet. Bovendien is de kans groter dat je klanten (of medewerkers) je tijdens je vakantie bellen met dringende vragen. Stem je vakantieperiode dus zoveel mogelijk af op je bedrijfsplanning.
Stap 2: een vakantiedraaiboek
Schrijf ruim voor vertrek een vakantiedraaiboek. Ook handig als je een keer onverwacht uitvalt door ziekte. Het hoeft echt geen compleet boekwerk te zijn, een puntsgewijze opsomming van de belangrijkste bedrijfsprocessen en afspraken is voldoende. Vergeet daarbij de procedure bij calamiteiten niet. Heb je een bedrijfsnoodplan, bewaar dit dan bij het vakantiedraaiboek.
Stap 3: een geschikte vervanger
Kies iemand met voldoende kennis, capaciteiten en overwicht om het team aan te sturen tijdens je afwezigheid. Als het een ‘collega” zzp-er is, moet je deze ook volledig kunnen vertrouwen. Met deze vervanger neem je ruim voor je vertrek het vakantiedraaiboek door. Net voor vertrek bespreken jullie de lopende zaken, zodat hij goed op de hoogte is van wat er speelt in je bedrijf. Spreek met je vervanger af of en hoe hij je tijdens je vakantie informeert. Laat ook als je medewerkers hebt, weten wie jou vervangt en wat zijn rol is tijdens je afwezigheid. In sommige branches (bijv. in de zorg) is het verstandig hierover een artikel in de opdracht aan je klant op te nemen.
Stap 4: informeer je klanten over je afwezigheid
Laat je klanten ruim van tevoren weten wanneer je met vakantie bent en bij wie ze terechtkunnen met vragen en bestellingen. Doe dat zo verstandig mogelijk. Tenslotte wil je niemand op verkeerde ideeën brengen tijdens je afwezigheid. In je auto-reply van je e-mail kun je daarom beter vermelden 'ik ben minder goed bereikbaar tot 31 augustus' dan 'ik ben op vakantie van 4 tot 31 augustus'.
TIP Sluit je je winkel tijdens de vakantieperiode? Hang dan alleen een bordje met 'Gesloten' op de deur. Dat zegt meer dan genoeg. Het is niet nodig om de periode van de bedrijfssluiting te vermelden, dat lijkt een open uitnodiging voor inbrekers.
Stap 5: maak duidelijke afspraken met je medewerkers (als je die hebt)
Duidelijkheid geeft rust. Voor je medewerkers én voor jezelf. Vraag je medewerkers om een overzicht van de lopende prioriteiten en neem deze met hen door. Spreek goed af voor welke vragen je bereikbaar bent tijdens je vakantie en welke kleine brandjes ze zelf of met je vervanger kunnen blussen.
Stap 6: loslaten en genieten
Heb je alles goed geregeld en is je zaak in vertrouwde handen? Dan is het nu een kwestie van loslaten. Doe de deur achter je dicht, pak je koffers en vertrek! Gebruik je vakantie om bij te komen en inspiratie op te doen. Ik wens je een hele fijne tijd!
