Klassiek inkopen: offertes aanvragen
Laten we bij het begin beginnen. Je bent op zoek naar de beste drukker/consultant/hogesnelheidstrein voor de beste prijs. Wat doe je? Je vraagt in jouw netwerk na of er mensen zijn die goede leveranciers kennen. Je googelt eens wat rond. Dan selecteer je een paar leveranciers die in jouw ogen geschikt kunnen zijn en beschrijft zo uitgebreid en specifiek mogelijk aan welke voorwaarden jouw drukwerk/interimklus/hogesnelheidstrein allemaal moeten voldoen. Tenslotte vraag je die leveranciers om zo snel mogelijk een offerte te schrijven, uiteraard met prijsopgaaf.
Vervolgens krijg je de offertes in huis. Alle leveranciers blaken natuurlijk van het zelfvertrouwen, leveren topkwaliteit en bieden maatwerk aan. Ze voldoen uiteraard allemaal aan uw eisen, willen dat graag in een ‘vrijblijvend gesprek met een kop koffie’ komen toelichten en staan te trappelen om uw klant te worden. Mooi. Je kiest uiteindelijk de goedkoopste uit en voel je spekkoper.
De praktijk valt tegen
De praktijk is vaak weerbarstiger. De kwaliteit van die goedkope leverancier blijkt enorm tegen te vallen, er komen toch nog allerlei extra kosten bij en er zijn veel misverstanden over wat er nu precies is afgesproken. Je voelt zich een beetje zoals een bestuurder van Ajax: het beleidsplan zag er prachtig uit, je club zou ‘structureel en beeldbepalend’ meedoen aan de Champions League, maar na de winterstop ben je blij dat je überhaupt nog tegen Steaua Boekarest hebt mogen spelen in de Europa League.
Het kan anders: geef je budget prijs!
Met het klassieke inkopen doe jeu eigenlijk precies het omgekeerde van wat je zou moeten doen: je schrijft leveranciers precies voor wat voor oplossing je van ze verwacht bij jouw probleem en vraagt daar een prijs voor. Draai dat eens om: schrijf je leveranciers precies voor hoeveel budget jij hebt en vraag ze wat voor oplossing ze erbij kunnen leveren.
Het klinkt misschien vreemd, maar probeer eens te bedenken wat er dan gebeurt. In plaats van een leverancier die op al jouw specificaties en wensen ‘ja’ zegt, krijg je nu ineens een aantal oplossingen die waarschijnlijk veel beter zijn dan u zelf had kunnen bedenken. Die drukker heeft misschien wel connecties waardoor jij je drukwerk veel effectiever bij de doelgroep onder de aandacht kan brengen. Daar heb je veel meer aan dan de goedkope drukkosten waar je misschien eerst naar op zoek was!
Daarom mijn advies aan iedereen die gaat inkopen: stop met dat zinloze aanvragen van offertes op basis van door uzelf bedachte oplossingen. Ga alleen in gesprek met leveranciers die je vertrouwt. Vertel die leveranciers het probleem waar je mee kampt en jouw beschikbare budget. Wedden dat je dan ineens veel verrassendere en betere oplossingen krijgt aangereikt? Je prikkelt leveranciers zo immers om zelf na te denken, en dat was tenslotte de reden dat jij je klus ging uitbesteden, toch?
