Over onbetaalde facturen en incasso bestaan een hoop misverstanden. Zo zijn veel ondernemers onterecht in de veronderstelling dat niet-betalende klanten een risico zijn dat bij het ondernemerschap hoort. Door anders tegen het debiteurenbeheer aan te kijken voorkom je problemen met wanbetalers én beperk je de bedrijfsrisico’s. Wil jij snel betaald krijgen én de niet-betalende klant te vriend houden? Dat kan makkelijk met onderstaande vijf tips.
Met behulp van deze tips krijg je jouw facturen snel betaald én houd je jouw klant te vriend.
In ondernemersland hoor je al snel: Elke klant is er één. Hierdoor zien wij vaak dat ondernemers hun klanten blindelings vertrouwen, zeker als het een bekende is. Hiermee ontstaat een groot risico. Check voor het aangaan van de overeenkomst of de klant wel in staat is om te betalen en zegt wie hij is. Dit heeft niets te maken met wantrouwen, maar alles met doordacht zakendoen en bedrijfsrisico’s verlagen.
Het klinkt misschien wat kinderachtig, maar het is van uiterst belang de gemaakte afspraken op papier vast te leggen. Met name afspraken over meer- en minderwerk leiden vaak tot niet of onvolledig betaalde facturen. Met alleen mondelinge afspraken heb je als ondernemer geen poot om op te staan.
Zorg daarom altijd voor een getekende overeenkomst aangevuld met algemene voorwaarden. Zorg ook dat de algemene voorwaarden met de overeenkomst meegaan. Indien je ze pas overhandigt bij de factuur, dan ben je te laat en zijn ze niet geldig.
Het is aan te raden om direct na levering van een product of dienst te factureren. Het liefst dezelfde dag nog. In de praktijk is het risico op discussies en conflicten groter wanneer een factuur laat wordt gefactureerd. Als een schilder jou drie maanden na zijn werk pas factureert, weet jij dan nog precies hoeveel uren hij heeft gemaakt?
Zorg daarnaast voor een duidelijke betalingstermijn (overeenstemmend met de voorwaarden) en volg deze ook op. Als jij een betaaltermijn stelt van 30 dagen, maar pas na 60 dagen actie onderneemt is de kans groot dat de klant de volgende keer pas na 60 dagen betaalt. En we weten allemaal: elke dag dat een factuur minder lang openstaat is pure winst voor je bedrijf.
TIP Wil je zeker weten dat jouw facturen aan de eisen voldoen, gebruik dan een online boekhoudprogramma. Bovendien voorkom je hiermee dat je ongemerkt een betalingstermijn laat verlopen. In het overzicht hieronder hebben we alvast een vijftal interessante pakketten voor je geselecteerd.
De gevolgen van oplopende betaalachterstanden kunnen enorm zijn. Ondernemers die te maken hebben met wanbetalers schrijven bedragen af tot duizenden euro’s per maand. Hierdoor kunnen ze uiteindelijk in financiële problemen komen en zelfs failliet gaan. Accepteer niet-betalende klanten dus niet zomaar. Controleer de klant voordat je met de werkzaamheden start en richt je debiteurenbeheer goed in. Zo voorkom je wanbetaling.
Doorgaans willen ondernemers hun klanten niet pushen om te betalen uit angst ze te verliezen. Het inschakelen van een incassobureau zou einde relatie zijn. Ondernemers verkopen een product of leveren een dienst en wachten dan rustig tot klanten betalen. Dat kan soms maanden duren. Al die openstaande facturen kosten rente, waardoor winst en werkkapitaal blijven liggen. Met de juiste aanpak hoeft het herinneren geen klanten te kosten. Denk bijvoorbeeld aan een vriendelijke herinneringsmail of een telefoontje. Blijf vooral contact houden met je klant of relatie. Bel je klant en informeer naar de oorzaak van het niet betalen van de factuur. Zo kun je eventuele problemen achterhalen en die samen oplossen.
Heb je over deze blog vragen en/of opmerkingen? Mail dan naar w.horvath@bdjuristen.nl
Wil je meer tips over het voorkomen van onbetaalde facturen? Of wil je meer weten over incasso? Volg mij dan op social media of klik hier.
Wil je snel jouw facturen betaald hebben? Dan kan factoring de oplossing zijn. Heb je vragen over factoring, zoals: kom ik in aanmerking? Wat zijn de voor- en nadelen en wat houdt het in? De factoring helpdesk van Het Ondernemerscollectief helpt je verder.
Wendy Horvath is accountmanager van B&D Juristen.
Haar doel is om samen met ondernemers debiteurenprocessen te optimaliseren. Van acceptatie tot en met een gerechtelijk traject, alle stadia komen aan bod. Hoe zorg je er voor dat een debiteur eerder gaat betalen? Hoe voorkom je disputen? Wat moet er juridisch goed geregeld worden? Met de kennis en expertise binnen B&D Juristen en DAS zorgt Wendy ervoor dat ondernemers meer winst kunnen maken en minder hoeven af te schrijven. Dit allemaal zonder de klantrelatie tussen ondernemer en debiteur uit het oog te verliezen!
Het registreren is niet gelukt. Waarschijnlijk ben je al geregistreerd met dit e-mailadres.
