De accountant
Accountant is een wettelijk beschermde titel. Je mag je AA (Accountant-Administratieconsulent) noemen als je hiertoe een HBO-opleiding hebt afgerond inclusief een verplichte driejarige praktijkstage. Een register accountant (RA) moet zelfs een Post-Master accountancy-opleiding hebben afgerond met een driejarige praktijkstage.
Waarom zou je voor een accountant kiezen? Een accountant heeft over het algemeen veel vakkennis: zowel op het gebied van belastingen als economische zaken, administratie of controle. Ook moet de accountant verplicht op de hoogte blijven van actuele wet- en regelgeving en heeft hij een bepaalde gedrags- en beroepscode waar hij zich aan moet houden. Heb je een vraag over bepaalde regelgeving in jouw branche? Grote kans dat de accountant hiervan op de hoogte is.
Een accountant kan een hoger tarief rekenen dan een administrateur vanwege zijn brede vakkennis.
Boekhouder en administratiekantoor
En wat is dan het verschil tussen een boekhouder en een administratiekantoor? Dat is er eigenlijk niet. De een noemt het zijn boekhouder, de ander heeft het over haar administratiekantoor. Maar, omdat boekhouder mij toch een beetje ‘schoenendoos vol met bonnetjes’ in de oren klinkt, zal ik het hierna alleen nog maar over administrateur of administratiekantoor hebben.
Wat doet een administrateur?
Administrateur (of boekhouder, vooruit de laatste keer) is geen wettelijk beschermd beroep; iedereen mag zich zo noemen. Van origine zetten ze de financiële administratie in ‘de boeken’. Ze voeren de inkomende en uitgaande facturen, bonnetjes, bankafschriften, kilometeradministratie enzovoort in, in een boekhoudprogramma, vaak gevolgd door aangifte voor btw en inkomstenbelasting. Tegenwoordig zullen er steeds minder kantoren zijn die het daadwerkelijke boeken nog tot hun core business rekenen – online boekhoudprogramma’s, automatische koppelingen met facturatiesystemen en de bank hebben deze taak voor een groot deel overgenomen. Zelfs je btw-aangifte gaat met een druk op de knop via het online boekhoudprogramma. Maar wat doet jouw administrateur dan nog voor je?
Wat is het nut van een administratiekantoor?
Als het goed is analyseert jouw ‘financiële man of vrouw’ jouw administratie. Ze kijken of er niets in je administratie ontbreekt, zodat je bijvoorbeeld geen aftrekposten mist. Hij of zij kijkt als het goed is ook of er juist niet te veel is opgevoerd. Of er zaken zijn opgenomen in de administratie die fiscaal gezien helemaal niet mogen. Op die manier zorgt de adviseur ervoor dat je geen boetes opgelegd krijgt bij een eventuele controle.
Als het goed is houdt jouw administratiekantoor je ook op de hoogte van fiscale tips, zodat je tijdig actie kunt ondernemen als er nuttige regelingen voor je zijn. Aanbevelingen voor je pensioen, ook iets wat je van een administrateur mag verwachten.
Een goed administratiekantoor zou je – als je het mij vraagt - zelfs van ondernemerstips moeten voorzien en diverse planningen moeten bewaken.
Selectie van een administratiekantoor
Ben je op zoek naar een administratiekantoor omdat je tot nu toe alles zelf doet of omdat je niet tevreden bent over je huidige kantoor? Let dan op de volgende punten:
Aanbevelingen
Online aanbevelingen, reviews, aanbevelingen van collega-ondernemers en uit je netwerk zijn veel waard, maar bedenk wel dat een hovenier iets anders is en doet dan een app-ontwikkelaar. Waarom vindt jouw contact het kantoor zo goed of prettig om mee samen te werken?
Branche / grootte
Vaak is een administratiekantoor gespecialiseerd in een bepaalde doelgroep. Zzp'ers, MKB tot 25 man personeel, horeca, detailhandel… Het voordeel van een administrateur die werkt met jouw soort- of branchegenoten is dat hij er veel van af weet. Hij merkt bijvoorbeeld uitzonderingen snel. Ook heeft hij op deze manier een specialisatie en kan hij of zij goed adviseren in jouw tak van sport.
Prijs
Natuurlijk – prijs is van belang. Alleen let wel op dat je weet wat je met elkaar vergelijkt. Alleen een uurtarief is niet voldoende. Je moet ook weten wanneer de teller gaat lopen. Kijk weer even naar het punt hierboven; jouw beoogde kantoor dat gespecialiseerd is in detailhandel, kan vast redelijk gedetailleerd aangeven hoe veel de administratie per maand zou moeten kosten. Bedenk je ook dat prijs relatief is. Als jouw administrateur voor maximalisatie van je aftrekposten zorgt of je anderszins van gunstig fiscaal advies voorziet, is een tientje per uur extra niet zo’n probleem.
Plaats en online
In de buurt is makkelijk, maar tegenwoordig van minder groot belang dan in het schoenendoostijdperk.
Je hoeft tegenwoordig dus niet meer elk kwartaal met al je facturen onder je arm naar het administratiekantoor. Overleg wel van tevoren welk online boekhoudprogramma je samen gebruikt. Werkt de administrateur met hetzelfde programma en/of kan hij je hierin adviseren? Hoe verloopt de communicatie? Gaat alles online, spreek je eens in de zoveel tijd fysiek af?
Klik en #dtv
Ik denk dat dit het allerbelangrijkste punt is; is de man of vrouw in kwestie iemand waarmee je kunt schakelen. Durf je te vragen wat je wilt of voel je je geïntimideerd of onbegrepen. Stel de goede vragen tijdens een kennismakingsgesprek! Ben je goed op de hoogte van je financiën, daag de administrateur uit – leg hem of haar een ingewikkelde kwestie voor – als het goed is heb je te maken met een sparringpartner. Ben je juist een enorme nitwit op dit terrein, zoek dan uit of je toch over jouw administratie kunt communiceren zodat je het begrijpt.
Administratie is voor de meeste ondernemers niet de grootste hobby, maar wel een essentieel onderdeel van het voortbestaan van je onderneming – zorg er dus voor dat je met een kantoor in zee gaat met wie je deze verantwoordelijkheid durft te delen!
