Kortom, als zzp'er is een goede rittenadministratie bijhouden erg belangrijk. Maar hoe doe je dit? En wat zijn de voor- en nadelen van de verschillende manieren om ritten bij te houden? Wij zetten hieronder de belangrijkste zaken voor je op een rij.
Wat is kilometerregistratie voor zzp'ers?
Rittenregistratie is kort gezegd het bijhouden van de gereden kilometers. Wel zitten er een paar eisen aan een correcte kilometerregistratie. Van elke rit moet je de volgende informatie noteren:
-
De datum
-
Plaats van vertrek en bestemming
-
De route
-
Begin- en eind kilometerstand
-
Het type rit (privé of zakelijk)
-
Eventuele omrijkilometers
Als je ritregistratie niet op orde is, kan je een hoge boete van de Belastingdienst verwachten. Maar maak je geen zorgen, na het lezen van deze blog weet jij precies wat voor jou de beste manier is om je kilometers bij te houden.
Welke manieren zijn er om kilometers te registreren?
Om te beginnen met kilometerregistratie kun je kiezen om dat handmatig te doen in Excel of geautomatiseerd met software. Sommige rittenregistratieprogramma's bieden ook de mogelijkheid om je ritten te registreren met behulp van GPS. Beide opties hebben voor- en nadelen, hieronder lees je meer over de voor- en nadelen.
Voordelen van kilometerregistratie in Excel
Het grote voordeel van Excel is dat het gratis is en voor iedereen beschikbaar. Excel is onderdeel van het Office-pakket, wat op bijna elke desktop geïnstalleerd is. Als je geen Excel hebt, kun je ook gebruik maken van Google Spreadsheets. Op internet is er een groot aanbod gratis ritregistratie sjablonen te vinden, zodat je direct kunt beginnen.
Nadelen van kilometerregistratie in Excel
Aan het gebruik van Excel voor je ritregistratie zijn een aantal nadelen verbonden. De kans dat je een foutje maakt in Excel is een stuk groter dan bij het gebruik van kilometerregistratiesoftware. Daarnaast zal je in Excel altijd meer tijdrovend handmatig werk hebben dan met software.
Een ander nadeel van Excel is dat je registratie op een desktop staat en niet in de cloud. Daardoor is het risico aanwezig dat je gegevens van je registratie kwijtraakt wanneer je het niet goed opslaat of als je computer crasht.
Voordelen van kilometerregistratiesoftware
Door je kilometers te registreren met speciaal daarvoor ontworpen software, verklein je de kans op het maken van fouten. Dit komt doordat de software automatisch de registratie verzorgt en jij nog maar een paar gegevens hoeft in te voeren. Het programma kan verschillende gegevens zelf noteren, denk hierbij aan plaats van vertrek, plaats van aankomst en gereden afstand.
Wil je gebruik maken van deze automatische kilometerregistratie? Dan kun je ervoor kiezen om een blackbox in je auto te plaatsen of gebruik te maken van je smartphone. Beide registreren jouw ritten met behulp van GPS en versturen ze naar jouw ritregistratie programma. Je gereden kilometers worden nauwkeurig geregistreerd, compleet met plaats, datum en tijd. Daardoor zal jouw rittenadministratie altijd op orde zijn. Bovendien geeft het programma je veel inzicht in je rijgedrag.
Nadelen van kilometerregistratie software
Het nadeel van kilometerregistratiesoftware is dat het niet gratis is. De meeste software komt in een abonnementsvorm, waarbij je maandelijks betaalt. Er is ook software met een eenmalige betaling. Je moet er dus wat voor over hebben, maar door te investeren in software bespaar je veel tijd. Dit kan jou uiteindelijk winst opleveren, doordat je deze tijd kunt besteden aan jouw onderneming.
Wanneer kilometerregistratie in Excel of software als zzp’er?
Indien je een beperkt aantal ritten in een auto van de zaak rijdt, kun je je kilometers registreren in Excel. Zodra je meer kilometers gaat rijden en je veel ritten hebt met verschillende bestemmingen, is het handiger om kilometerregistratiesoftware te gaan gebruiken. De rittenadministratie wordt dan complexer. De invoer van gegevens gaat je steeds meer tijd kosten en je vergeet sneller ritten te registreren. Dan is het makkelijker en beter om dit te automatiseren.
Twee systemen voor automatische registratie
Binnen het aanbod software om je kilometers te registreren, zijn twee verschillende systemen. Een aantal softwarepakketten zijn uitgerust met een blackbox. Een blackbox is een kastje dat je in de auto installeert. Vervolgens geeft dit kastje op basis van GPS elke gereden kilometer door aan jouw rittenregistratieprogramma dat de gegevens verwerkt. Daarnaast zijn er softwarepakketten die het GPS signaal van je mobiele telefoon gebruiken om de kilometers te registreren. Dit werkt in feite hetzelfde als een blackbox, maar dan met je eigen telefoon.
Voordeel van een rittenregistratie app op je mobiel is dat het een kwestie van installeren en klaar is. Je hoeft niet te wachten totdat de blackbox is geleverd maar kunt meteen van start met je kilometerregistratie. Aan de andere kant zou je je mobiel kunnen vergeten mee te nemen in de auto waardoor je ritten mist. De blackbox die je installeert in je auto, blijft altijd in je auto zitten.
Als je kilometers wilt bijhouden met een mobiele app, zou je ook nog kunnen kijken of je huidige software voor boekhouding, CRM of urenregistratie een dergelijke functie heeft. Er zijn namelijk verschillende boekhoud-, urenregistratie- en CRM pakketten op de markt die beschikken over een rittenregistratie functie. Zo heb je meteen alles in één pakket of app.
Vergelijk hier software met functies voor rittenregistratie.
Software of Excel, wat is de beste keuze voor jou als zzp'er?
De keuze tussen het gebruik van een Excel template of software voor je kilometerregistratie, is afhankelijk van jouw situatie. Rijd je weniig kilometers en heb je weinig budget, maar wel veel tijd om handmatig je ritten bij te houden, dan is Excel een optie.
Rijd je veel kilometers en heb je weinig tijd om je kilometers bij te houden, dan is software of een app de juiste keuze. De tijd die je bespaart doordat je geen ritgegevens hoeft in te voeren, kun je mooi gebruiken om extra facturabele uren voor je klanten te maken.
TIP: Korting op TrackJack rittenregistratie
Investeren in software betekent dat je zeker weet dat jouw rittenregistratie voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Ook als je zeker wilt zijn dat jouw kilometerregistratie voldoet aan de eisen van de Belastingdienst en altijd veilig opgeslagen staat in de cloud, kun je beter software gebruiken.
TrackJack neemt je rittenregistratie volledig automatisch uit handen en bespaart je tijd, geld en frustratie. En nog mooier: als lid van Het Ondernemerscollectief krijg je nu € 28,- korting op jouw ritregistratie!
Nog geen lid? Sluit je dan direct aan bij Het ondernemerscollectief en profiteer van heel veel voordelen.
