Als je moet corresponderen en zelfs kosten moet maken, kun je buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen.
Floor May
Regelmatig krijg ik van cliënten de vraag: wat kan ik doen als een klant mijn factuur niet betaalt? Mag ik dan administratiekosten in rekening brengen? Als ondernemer heb je in dat geval verschillende mogelijkheden. Lees hieronder welke mogelijkheden dit zijn én of administratiekosten daar ook onder vallen.
Regelmatig krijg ik van cliënten de vraag: wat kan ik doen als een klant mijn factuur niet betaalt? Mag ik dan administratiekosten in rekening brengen? Als ondernemer heb je in dat geval verschillende mogelijkheden. Lees hieronder welke mogelijkheden dit zijn én of administratiekosten daar ook onder vallen.
Eerste vraag: is de vordering opeisbaar?
Als een factuur niet op tijd wordt betaald, kan dat grote consequenties hebben. Je vraagt je af wat je kunt doen zodat jij wel je geld krijgt. Maar first things first. Allereerst is het van belang vast te stellen of de vordering al opeisbaar is.
Dit is doorgaans het geval als de betalingstermijn van de factuur is verstreken. Nadien is de schuldenaar, zoals dat juridisch mooi heet, in verzuim. Indien er geen termijn is afgesproken dan moet er een ingebrekestelling komen. Dit is een schriftelijke aanmaning waarmee aan de schuldenaar de kans wordt geboden alsnog, en binnen een redelijke termijn, te betalen. Vaak wordt een termijn van 14 dagen aangehouden.
Welke kosten kan ik in rekening brengen?
Goed, de vordering is opeisbaar en de schuldenaar is in verzuim. En nu? Praktisch gezien is het verstandig eerst op vriendelijke wijze bij jouw klant te informeren waarom de factuur niet wordt betaald. Krijg je geen (bevredigend) antwoord of reden, stuur de schuldenaar dan herinneringen en vervolgens een ingebrekestelling. Het incasseren van de vordering kan een hoop tijd en geld kosten. Om die reden kunnen de volgende kosten in rekening worden gebracht:
Vertragingsrente
In geval van B2C is dit de wettelijke consumentenrente. In geval van B2B is dit de handelsrente. Deze laatste rente ligt een stuk hoger (actueel: 2 % vs. 8,05 %). De rente wordt berekend vanaf de dag dat de schuldenaar in verzuim is tot aan de dag totdat het volledige bedrag is betaald.
Maak je gebruik van algemene voorwaarden dan kan ook een ander rentepercentage worden afgesproken. Een veelvoorkomend percentage is 1 % per maand. Indien de afgesproken rente lager is dan de wettelijke rente, dat geldt de wettelijke rente. Als jouw klant een consument is, dan kan een rechter een hoog rentepercentage snel bovenmatig vinden.
Buitengerechtelijke incassokosten
Als je moet corresponderen en zelfs kosten moet maken, bijvoorbeeld door een jurist of incassobureau in te schakelen, kun je buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen. Deze kosten zijn per wet/besluit bepaald. De hoogte van deze kosten hangt af van de hoogte van de hoofdsom (= bedrag dat de schuldenaar moet betalen) maar is maximaal 15 % van deze hoofdsom met een minimum van € 40,–.
Maak je gebruik van algemene voorwaarden dan kan je hiervan afwijken. Een hoger percentage afspreken is slechts toegestaan als jouw klant geen consument is.
Proceskosten
Betaalt je schuldenaar ondanks jouw aandringen alsnog niet, dan staat de weg naar de rechter open. In dat geval heb je vaak relatief hoge kosten. Denk aan de kosten van een jurist of andere specialist, griffierecht en de kosten van een deurwaarder. Degene die de rechtszaak verliest wordt meestal veroordeeld tot betaling van deze kosten. De kosten van een jurist worden vaak niet helemaal gedekt. Er wordt namelijk een vast bedrag uitgekeerd welke meestal lager is dan de werkelijk gemaakt kosten.
Maak je gebruik van algemene voorwaarden, dan kun je een bepaling opnemen waarin staat dat de schuldenaar de werkelijke proceskosten dient te betalen.
Wat doe ik als de klant alsnog de hoofdsom betaalt?
Er zijn dus behoorlijk wat extra kosten die in rekening kunnen worden gebracht. Maar waar staan nu de administratiekosten? Helaas, het apart in rekening brengen van administratiekosten is wettelijk niet toegestaan. Deze kosten vallen al onder de buitengerechtelijke incassokosten.
Een herkenbaar geval is dat jouw klant, nadat je al veel kosten hebt gemaakt en recht hebt op vertragingsrente, alsnog de hoofdsom betaalt en zegt dat hij aan zijn verplichting heeft gedaan. De wet helpt de ondernemer hier een handje: volgens de wet strekt de betaling eerst in mindering op de rente en kosten en daarna pas op de hoofdsom. In de praktijk betekent dit dat de rente en kosten vaak door de betaling van de klant zijn voldaan en dat de klant vervolgens nog (een deel van) de hoofdsom moet betalen.
Kan ik nog iets anders doen dan kosten in rekening brengen?
Ja, toch wel. Het kan zijn dat je als zzp'er afspraken hebt om werkzaamheden te gaan verrichten voor jouw klant. In dat geval kun je - onder voorwaarden?) deze werkzaamheden opschorten totdat de factuur is betaald. Er moet wel voldoende samenhang zijn tussen de vordering en de op te schorten werkzaamheden en deze moeten in verhouding staan. Als een kleine vordering open staat terwijl de te verrichten werkzaamheden van behoorlijke omvang zijn, dan mag je in principe niet opschorten.
De wet geeft je verschillende opties om de schuldenaar onder druk te zetten de factuur te betalen. Het is van belang om goede algemene voorwaarden te hebben waarin je bepalingen opneemt die voor jou zo gunstig mogelijk zijn. Heb je hier hulp bij nodig? Neem gerust contact op met de juridische helpdesk of met de auteur van dit artikel.
TIP Met een online boekhoudprogramma weet je zeker dat je factuur voldoet aan alle regels, heb je op ieder moment inzicht in openstaande facturen en gaan je betalingsherinneringen op tijd de deur uit. Hieronder hebben we alvast 5 pakketten geselecteerd die jou helpen om grip te krijgen op je rekeningen.
