Met andere woorden: het hoeft niet meer, maar mág ook niet meer.
Floor May
Je wilt graag een zzp’er inhuren. Hiervoor moet een contract worden opgesteld. Maar op welke wijze kun je de identiteit van deze zzp’er vaststellen? Door de gegevens op een ID-bewijs te controleren. Maak ook maar meteen een kopietje/scan voor in jouw administratie. Iedereen doet dat, dus niets aan de hand. Toch?
Inmiddels is algemeen bekend dat de VAR (Verklaring Arbeidsrelatie) is komen te vervallen. Sindsdien is het niet meer toegestaan om een kopie van het ID-bewijs van opdrachtnemers (zzp’ers) in de administratie op te nemen.
Kopie van je ID: verplicht?
Het maken van een kopie van het ID-bewijs van de opdrachtnemer was verplicht op grond van de bewaarplicht voor de fiscus. Met het vervallen van de VAR, is ook deze bewaarplicht komen te vervallen. Concreet betekent dit dat het op grond van de wet bescherming persoonsgegevens in dit geval niet is toegestaan een kopie of scan van een identiteitsbewijs te maken en deze te bewaren. Dit is namelijk enkel toegestaan als de wet dat voorschrijft.
Vanzelfsprekend mogen opdrachtgevers evenmin in een contract als voorwaarde stellen dat een kopie/scan verplicht is.
Maar wat is dan precies het probleem? Een identiteitsbewijs bevat privacygevoelige persoonsgegevens, zoals het BSN-nummer en de pasfoto. Aan de hand van de foto kan namelijk het ras of geloofsovertuiging van iemand worden vastgesteld. Om deze bijzondere persoonsgegevens te verwerken, zoals bewaren, is een grondslag in de wet nodig. Deze ontbreekt in dit geval.
Alternatieven
Als je toch graag de identiteit van de zzp’er vaststelt, wat is dan het alternatief? Een goede optie is om de zzp’er te vragen het ID-bewijs te mogen inzien, waarbij een rijbewijs overigens ook volstaat. Hier kun je bijvoorbeeld om verzoeken de eerste keer dat de zzp’er op kantoor komt.
Let op: andersom geldt natuurlijk hetzelfde. Zzp’ers, jullie hoeven geen kopietje of scan van jullie ID-bewijs aan jullie opdrachtgever(s) te verstrekken.
