Waarom stappen zoveel bedrijven over naar Office 365?
Google Apps heeft de afgelopen jaren een groot marktaandeel gehad en stond sterk boven dat van Microsoft’s Office 365. Uit onderzoek van Bitglass blijkt dat het marktaandeel van Office 365 binnen twee jaar van 7,7 % naar 25,2 % is gesprongen. Google Apps is in deze periode van 16,3 % naar 22,8 % gegaan. Office 365 heeft in vergelijking met Google Apps dus een flinke sprint gemaakt. Met zulke grote verschillen in de groei is de vraag waarom dit gebeurt dan ook wel een grote.
Gewenning
Veel bedrijven die in de afgelopen jaren gebruik hebben gemaakt van Google Apps merkten dat werknemers moeite hadden met het wennen aan de omgeving. Google Apps staat bekend om zijn simplistische uiterlijk en is hierdoor ook makkelijk te gebruiken. Toch struikelen mensen over het verschil met de Office-programma’s die ze jaren hebben gebruikt. Doordat de diensten van Microsoft nu ook online te gebruiken zijn en veel gebruikers al zoveel ervaring hebben met Office, is het een logische stap om terug naar deze omgeving te gaan. De werknemers werken sneller en vaak ook prettiger in software die ze kennen.
Compatibiliteit en betrouwbaarheid
Naast het wennen aan een nieuwe omgeving, is compatibiliteit ook een reden om weer terug te stappen naar de omgeving van Microsoft. Veel bedrijven maken gebruik van uitgebreide Excel- en Word-documenten. Er wordt weken, maanden en soms wel jaren in dezelfde documenten gewerkt. De documenten bevatten belangrijke berekeningen en grafieken.
Na het werken aan berekeningen met ingewikkelde formules is het erg vervelend wanneer deze berekeningen in een andere omgeving niet werken. Het wisselen van de documenten tussen Google Apps en Office 365 zorgt in veel gevallen voor frustraties. De opmaak van Word-documenten wordt in de war geschopt en de berekeningen binnen Excel werken niet meer. Doordat veel grote bedrijven gebruikmaken van de standaard Office-programma’s, is het soms erg lastig om vanuit Google Apps je documenten met deze bedrijven te delen. De gewenning aan formules binnen Excel zorgt er voor dat compatibiliteit ook een belangrijk punt is om rekening mee te houden bij het kiezen voor Office 365, of Google Apps.
Uitgebreider beheer
Voor grote bedrijven is het belangrijk dat alle zaken goed beheerd kunnen worden. Een systeembeheerder wil graag de touwtjes in handen houden en de normale medewerker wil zich het liefst nergens zorgen over hoeven maken. Google Apps is eenvoudig in gebruik en beheer. Dat betekent dat er ook veel beperkingen zijn. Wanneer je een bedrijf goed en veilig wilt beheren, is een uitgebreidere omgeving nodig. Hoe meer opties je in je beheeromgeving hebt, hoe beter je de omgeving kunt instellen om precies zo te werken als je zelf wilt. Het beheergemak is vooral te merken in combinatie met de rest van het netwerk.
Samenwerking met Active Directory
Doordat Active Directory en Office 365 applicaties zijn van één ontwikkelaar, is het makkelijker de twee samen te laten werken. Gebruik je binnen je bedrijfsnetwerk Active Directory, dan wil je niet alle rechten nog een keer apart instellen in een andere omgeving. Dubbel werk voor hetzelfde resultaat is niet efficiënt en lastig te onderhouden. Vanuit Office 365 maak je een directe koppeling met je Active Directory, waardoor je één locatie houdt waar je de rechten en instellingen beheert. Zo zit je systeembeheerder niet iedere dag met zijn handen in het haar en heeft hij ook tijd voor andere belangrijke zaken.
Naast de samenwerking met Active Directory heb je ook een directe koppeling binnen de Office 365 applicaties. Gebruikers van Google Apps die een schakeling met Outlook willen maken kennen vast de frustraties op gebied van bijvoorbeeld het instellen van je agenda. Zonder extra applicaties, of een betaald Google-account is dit vrijwel onmogelijk in te stellen.
To cloud or not to cloud
Voor veel bedrijven wordt de cloud steeds belangrijker. Een interessante ondervinding is dat dit niet altijd de reden hoeft te zijn om over te stappen op Office 365. Naast het altijd online kunnen werken willen bedrijven ook graag dat de werknemers zonder internet aan de slag kunnen. Denk aan werknemers die veel reizen, of als het internet een keer uitvalt. Gebruik je dan Google Apps, dan zit je zonder je programma’s. Met Office 365 houdt je bedrijf wel de mogelijkheid om verder te werken in documenten, omdat de applicaties ook op de computer zelf worden geïnstalleerd.
Google Apps was dan wel de eerste grote clouddienst. Een eigen plek op het internet met makkelijke tools om je bestanden te bewerken. Nu deze cloudwereld steeds groter wordt, beginnen steeds meer mensen te begrijpen dat het belangrijk is om ook sterkere tools tot je beschikking te hebben. Wat Microsoft in dit geval voor heeft op zijn tegenstanders is jaren ervaring op het gebied van gebruikersgemak voor bedrijven.
De realisatie dat Microsoft je een solide omgeving biedt met producten waarmee je jaren ervaring hebt, is voor veel bedrijven de reden om terug te stappen.
Office 365 bij Yourhosting
