Online dataopslag
Heel simpel omschreven staat OneDrive voor Bedrijven voor online dataopslag. Afhankelijk van je licentie krijg je 1 TB, of zelfs 5 TB aan persoonlijke opslag. Vergelijk deze ruimte met de gemiddelde ‘Home’-folder op je pc en er verschijnt toch een kleine glimlach op je gezicht. Een ruime online opslag voor al je documenten. Ben je veel onderweg of heb je wisselende werkplekken, dan is het prettig om je data online te hebben staan. Je kunt er altijd bij en kunt gemakkelijk verder waar je bent gebleven.
Veilig
Het kan een hele opgave zijn controle te houden over al je data. Vooral als je geen online opslag hebt, is er al snel sprake van wildgroei. Je maakt een aan voor Dropbox, OneDrive, of OneDrive voor Bedrijven. Je hebt al gauw geen idee meer waar gevoelige bedrijfsdata wordt opgeslagen en wat er met die bestanden gebeurt. Je doet er verstandig aan om een online plek te creëren waar je naar hartenlust online kunt werken. Zo weet je zeker dat je data binnen een beheerbare omgeving blijft.
Versiebeheer in OneDrive
Versiebeheer is vanzelfsprekend binnen OneDrive voor Bedrijven. Weet je niet precies wat een versiebeheer is? Een voorbeeld: Je hebt op verschillende dagen aan een document gewerkt. Iedere dag heb je een aantal A4-tjes met tekst toegevoegd en verschillende regels aangepast en verwijderd. Na een week ontdek je dat je een aantal regels hebt verwijderd die je toch liever wilt houden. Met versiebeheer worden er verschillende versies van je bestand bewaard. Hierdoor kies je eenvoudig een dag en tijdstip uit waarvan je het bestand met de missende tekst terug wilt zetten. Wil je daarna nog een paar dagen terug, of wil je toch een iets recenter document, dan schakel je gewoon weer naar een andere versie. Het mooie aan dit versiebeheer is dat iedere gebruiker dit zelf kan uitvoeren.
Een terechte vraag die je nu kunt hebben: “Wat als ik het document heb verwijderd? Dan kan ik toch ook geen andere versies meer kiezen om het bestand terug te zetten?”
De prullenbak
Het verwijderen van bestanden gaat nog wel eens per ongeluk, net te vluchtig of met te dikke vingers. Dit zorgt vaak voor een hoop frustratie. De prullenbak binnen OneDrive voor Bedrijven biedt hier de oplossing. Het verwijderen van bestanden is niet langer een gevaarlijke onderneming. Natuurlijk blijft een dubbele controle bij het verwijderen van bestanden altijd verstandig.
Tweede prullenbak
Oké, we hebben nu een prullenbak. Maar wat gebeurt er als ik de prullenbak leeg en ik toch nog een bestand nodig heb? Dan bestaat er nog de tweede prullenbak. Het is afhankelijk van je rechten of je toegang hebt tot deze tweede prullenbak.
Een tweede prullenbak overdreven? Niet helemaal. Alle bestanden in die tweede prullenbak maken namelijk geen gebruik van de ruimte binnen je OneDrive voor Bedrijven-omgeving, terwijl de bestanden in de eerste prullenbak dat logischerwijs wel doen. Je kunt het dus zien als een extra back-up, zonder dat het je kostbare ruimte kost. In tegenstelling tot de eerste prullenbak, is de tweede prullenbak alleen door het beheeraccount te benaderen. Standaard worden bestanden in beide prullenbakken 30 dagen bewaard, maar dat kun je eenvoudig aanpassen naar maximaal 90 dagen.
Binnen OneDrive voor Bedrijven vind je nog meer mogelijkheden om met je data om te gaan. Denk jij aan de overstap naar de cloud, of wordt er gesproken over een nieuwe omgeving, neem dan zeker OneDrive voor Bedrijven en Office 365 mee in je overwegingen en uiteindelijke beslissing!
