Online boekhouden is feitelijk een flexibele vorm van geautomatiseerd boekhouden.
Arjan Nieuwbeerta
De tijd van handmatig maken, printen en versturen van facturen en al je financiële gegevens in mappen in de kast bewaren, ligt achter ons. Wie digitaal wil boekhouden, heeft hiervoor verschillende mogelijkheden. Je kunt ervoor kiezen om alles in Excel sheets te verwerken. Maar meer gemak heb je - zeker als je veel klanten en onregelmatige geldstromen hebt - van speciale boekhoudsoftware waarbij veel taken automatisch plaatsvinden. De enige keuze die je dan nog moet maken is: ga je voor offline of online boekhoudsoftware?
Wat is online boekhouden?
Online boekhouden is feitelijk een flexibele vorm van geautomatiseerd boekhouden. Door de online verbinding ben je altijd up-to date en heb je overal en altijd toegang tot je gegevens. Bovendien is er minder risico dat je gegevens kwijtraakt, dankzij de centrale cloudopslag.
Het afrekenmodel is wel anders. In plaats dat je volledige toegang krijgt tot de software met een eenmalig aankoopbedrag, heb je bij online gebruik maandelijkse abonnementskosten.
De beste online boekhoudsoftware kiezen
Dus je bent tot de conclusie gekomen dat online boekhouden de beste keus is voor jou? Mooi! Alleen, dan ben je er nog niet. Er zijn veel overeenkomsten tussen aanbieders maar ook belangrijke verschillen wat betreft features en prijzen. Kijk hieronder welke aanbieder en welk pakket het beste bij je past.
Benieuwd naar alle aanbieders? Hier vind je het complete pakket met boekhoudprogramma's.
10 voordelen van online boekhouden als zzp'er
Online boekhouden biedt de drukke en mobiele zzp'er vele voordelen. Hieronder de belangrijkste op een rijtje:
- Overal beschikbaar. Online boekhouden kun je overal doen waar je maar wilt: je bent niet meer gebonden aan kantoortijden, locatie of een computer waar je gegevens op staan. 24/7 kun je bij je data, met elke device en op elke plek: in het park of in de trein. De enige voorwaarde is - natuurlijk - dat je een internetverbinding hebt. Maar waar heb je dat tegenwoordig niet?
- Digitaal factureren. Met online boekhoudsoftware hoef je geen fysieke facturen meer te printen en te versturen. Veel werk kun je ook automatisch door het systeem laten doen., zoals vaste maandelijkse facturen of het aanmaken van templates. Bovendien hoef je niet moeilijk te doen met je bonnen. Het maken van een foto is genoeg om deze op te nemen in je administratie.
Online boekhouden kun je overal doen waar je maar wilt: je bent niet meer gebonden aan kantoortijden, locatie of computer. 24/7 kun je bij je data, met elke device en op elke plek: ook in het park of in de trein bijvoorbeeld. Enige voorwaarde is - natuurlijk - dat je een internetverbinding hebt. Maar waar heb je dat tegenwoordig eigenlijk niet - Lage(re) kosten. Alles is relatief natuurlijk. Er zijn ook gevallen waarbij offline boekhoudsoftware goedkoper is, maar met online boekhouden ben je minder geld kwijt dan wanneer je een boekhouder moet inhuren. Daarbij he heb je geen hoge investeringskosten, zoals bij aanschaf van een offline softwarepakket. Je kunt meteen online aan de slag met je boekhouding voor een behapbaar maandelijks bedrag.
- Altijd toegang = meer controle. Het is heel praktisch om altijd toegang te hebben tot je boekhoudsysteem, voor als je iets ad hoc wilt aanpassen of invoeren. Maar het feit dat je altijd inzicht kunt hebben in je bedrijfsvoering betekent ook dat je meer controle hebt over je bedrijf. Je hebt altijd overzicht en kunt snel reageren mocht dat nodig zijn.
- Veilig. Met online boekhoudsoftware hoef je ‘lokaal’ nergens aan te denken. Je hoeft niet je eigen computer helemaal dicht te timmeren met beveiliging. Zolang je verbinding veilig is, zit je goed.
En omdat online boekhoudprogramma’s zelf zorgen dat ze optimaal beveiligd zijn, volgens de algemeen geldende eisen en voorzorgsmaatregelen, kun je vol vertrouwen met je boekhouding aan de slag. Ook handig: aan het updaten van je software hoef je niet te denken. Dit gebeurt automatisch. - Automatische back-ups. Wat ook automatisch plaatsvindt, is het maken van back-ups. Handig vanwege je fiscale bewaarplicht maar ook in geval je zelf nog gegevens nodig hebt, voor je hypotheek bijvoorbeeld. Verder houd je door het automatisch opslaan van back-ups ruimte over op je eigen computer of device.
- Koppelingen met externe systemen. Een groot voordeel van een online softwareprogramma is dat dit vaak compatibel is met externe systemen die je nodig hebt voor betalingen, administratie en algehele bedrijfsvoering. Denk aan koppelingen met je bank, de Belastingdienst, je webwinkel of PayPal-account. Zo kun je makkelijk klanten toevoegen, bankafschriften inlezen of zien welke facturen er nog openstaan.
- Gebruikers toevoegen. Een duidelijk verschil tussen online en offline is ook dat een online systeem de mogelijkheid biedt om informatie met (vele) anderen te delen. Niet dat je wilt dat de hele wereld inzicht heeft in jouw persoonlijke data natuurlijk, maar het is wel handig dat je naar wens gebruikers kan toevoegen. Zodat bijvoorbeeld je accountant of adviseur makkelijk mee kan kijken (terwijl jij wel de regie houdt).
- Platform- en browser-onafhankelijk. Erg praktisch is ook dat iedereen gebruik kan maken van online boekhoudsoftware, onafhankelijk van het besturingssysteem of het type browser. Of je nu Windows gebruikt of MacOS (voorheen OS X), of je nu Safari, Chrome of Firefox hebt, je hoeft alleen in te loggen op de betreffende website en je kunt beginnen.
- App-functionaliteit. We zijn tegenwoordig vergroeid met onze mobiele devices. Daarom is het mooi dat veel online software-aanbieders hierop inspelen door een app aan te bieden voor hun boekhoudsoftware. Zodat je op gebruiksvriendelijke wijze je gegevens kunt invoeren en in overzichtelijke dashboards je data kunt bekijken.
