Met een programma op maat is de kans op een succesvol evenement vele malen groter, kunnen we je verzekeren.
Ben je benieuwd hoe je succesvol een zakelijk evenement organiseert? Het organiseren van een evenement is vaak een stuk uitdagender dan de meesten op voorhand denken. Los van of het gaat om een congres, seminar, netwerkevent of bedrijfsfeest, in alle gevallen is de juiste voorbereiding een must. Omdat we heel goed snappen dat het vooral in het begin lastig is dit van A tot en met Z goed te regelen, hebben wij een aantal handige tips voor je! Door deze tips toe te passen wordt het organiseren van een zakelijk evenement een stuk makkelijker.
De juiste locatie
Het kiezen van de juiste locatie is ontzettend belangrijk voor het succes van jouw zakelijke evenement. Denk goed na over wat voor sfeer je wilt creëren en welke faciliteiten er nodig zijn.
Wil je een informele setting of juist een formele sfeer? Een moderne locatie in het centrum van de stad of liever een landelijke omgeving? Denk ook aan duurzaamheid en bereikbaarheid. Zorg ervoor dat de gekozen locatie past bij de boodschap die je over wilt brengen én aan de wensen van jouw gasten.
De juiste voorbereiding
Tegelijkertijd is het belangrijk dat je van tevoren alles test op je gekozen locatie, zodat je zeker weet dat alles op het moment dat het moet, ook daadwerkelijk functioneert zoals je zou willen. Denk hierbij aan apparatuur, maar ook aan bewegwijzering.
De uitnodigingen
Als je een evenement organiseert, wil je graag weten hoeveel mensen je ongeveer kunt verwachten. Dit is noodzakelijk voor het bepalen van een locatie, maar bijvoorbeeld ook voor het regelen van de catering en de zaalindeling. Maak daarom gebruik van een aanmeldformulier, zodat de gasten zich makkelijk kunnen aanmelden. Dit kun je eenvoudig zelf doen. Weet je niet hoe dit werkt, lees hier hoe je zelf een aanmeldformulier maakt.
Ons advies is wel om de uitnodigingen enkele weken voor de daadwerkelijke datum te versturen, zodat de mensen ruimschoots de tijd hebben hun agenda leeg te maken, mocht dit nodig zijn.
Zorg voor een programma op maat
Een goed doordacht programma is belangrijk om deelnemers te blijven boeien en om professioneel over te komen. Stel een gevarieerd programma samen met interessante sprekers, interactieve workshops en relevante presentaties. Denk ook aan voldoende pauzes en momenten waarop de mensen met elkaar kunnen praten, zodat deelnemers kunnen netwerken en ervaringen kunnen uitwisselen met elkaar. Met een programma op maat is de kans op een succesvol evenement vele malen groter, kunnen we je verzekeren.
Catering op maat
Het verzorgen van eten en drinken tijdens een evenement is misschien nog wel belangrijker dan je denkt. Tijdens een evenement dat de nodige uren duurt, is het belangrijk om goed voor je gasten te zorgen. Doe je dat niet? Dan gaat dat ten koste van hetgeen dat je wil overbrengen. Concreet betekent het niet alleen dat je moet zorgen voor de juiste hoeveelheid eten en drinken, maar ook dat je het juiste moet serveren. Door in kaart te brengen hoeveel personen er zijn én of dat zij bepaalde wensen hebben, kun je ze optimaal bedienen. Zo weet je zeker dat het je gasten, aan helemaal niets zal ontbreken tijdens deze dag.
