Boekhoudpakketten vergelijken?
Ben jij als (startende) zzp'er op zoek naar een geschikt online boekhoudprogramma om jouw administratie (deels) zelf te doen? We hebben voor jou een aantal gangbare aanbieders op een rijtje gezet.
Helaas kom ik in de praktijk nog steeds zzp’ers tegen, die keihard werken maar onvoldoende aandacht schenken aan hun administratieve verplichtingen. Hierdoor gaat geld verloren. Geld waarvoor je als startende zzp’er hard hebt moeten werken. In deze blog bespreek ik de 5 grootste administratieve valkuilen.
1. Te weinig aandacht voor debiteurenbeheer
Laat je niet leiden door de waan van de dag, maar ruim voldoende tijd in voor je (financiële) administratie. Je zult niet de eerste zzp’er zijn, die lang heeft gewerkt aan een opdracht, maar door slecht debiteurenbeheer daar nauwelijks iets aan overhoudt.
Wees duidelijk over je betaaltermijnen en maan je debiteuren aan als ze niet voldoen aan deze termijnen (eventueel eerst voorafgegaan door een herinnering). Vaak denken zzp'ers dat diit niet goed zal vallen bij je klant, maar vergeet niet dat je ook laat zien dat je je administratie op orde hebt en dat je professioneel bezig bent en dit ook van de klant verwacht.
Samengevat, ruim regelmatig (liefst wekelijks) tijd in om je debiteurenadministratie bij te werken. Vaak hebben (online) boekhoudprogramma’s prima (signaal)opties, zodat het weinig inspanning kost Hieronder hebben we wat voorbeelden van mogelijke boekhoudprogramma's op een rijtje gezet.
Wil je een volledig beeld en kijken welk pakket het beste bij je past? Kijk eens op onze vergelijkpagina.
2. Niet op tijd factureren
Hieraan vooraf gaat uiteraard het niet op tijd versturen van je facturen. Verstuur je factuur direct na afronden van het project en vermeldt de afgesproken betalingstermijn. Als het niet mogelijk is de factuur te sturen op de dag van afronding, doe dit dan zo snel mogelijk. Zet de factuur ook direct na versturen in je boekhouding via een scan-en-inleesfunctie, of doe dit - als die optie in jouw boekhoudpakket niet aanwezig is - handmatig.
De Belastingdienst geeft aan dat de factuur uiterlijk verstuurd moet worden op de 15e dag volgend op de maand waarin de opdracht afgerond werd. Dat betekent bijvoorbeeld dat als je de opdracht op 22 januari hebt afgerond, de factuur uiterlijk 14 februari de deur uit moet zijn.
Soms kan het handig zijn om een factuur juist niet direct te versturen, in verband met de kwartaalaangifte btw. Een opdracht die bijvoorbeeld in de laatste week van juni afgerond is wordt dan in de eerste week van juli gefactureerd, zodat de omzet in het nieuwe kwartaal valt.
De boeking van de verkoopfactuur in je boekhouding zorgt ervoor dat de datum waarop het geld binnen moet zijn, bekend is. Als jouw boekhoudpakket geen mogelijkheid heeft voor bewaking of rapportage van openstaande posten, zet dan de datum waarop het geld binnen moet zijn in je agenda en hang er een herinnering aan.
Realiseer je dat iedere week dat je later factureert, je ook later je geld binnen zal hebben. Maak hierbij gebruik van de vaak eenvoudige, maar effectieve oplossingen die hiervoor worden geboden.
3. Eén bankrekening voor zakelijk en privé
Maak een duidelijke splitsing tussen je zakelijke en privérekeningen en -uitgaven. Uiteindelijk moeten deze toch worden uitgesplitst dus waarom zou je dit niet meteen doen? Dit scheelt je op een later tijdstip veel werk. Ook hoeft je boekhouder minder werk voor je te verrichten en dat merk je in de kosten.
Het voordeel van een zakelijke rekening is ook dat je makkelijk kunt automatiseren. Denk aan een koppeling van je bankrekening met je online boekhoudpakket, waardoor automatisch dagelijks al je banktransacties in je boekhoudpakket worden ingeladen. Wanneer dit is gebeurd, worden betalingen automatisch gekoppeld aan je debiteuren en afgeletterd. Kortom, je hoeft niet meer betalingen te verwerken in je debiteurenbeheer.
Eventueel niet gekoppelde betalingen krijg je dan in een overzicht te zien van je boekhoudprogramma zodat je deze eenvoudig zelf kunt controleren en koppelen aan de juiste debiteur. Tevens hebben tegenwoordig veel boekhouders de mogelijkheid om in te loggen op hun portaal, waardoor je altijd en overal inzicht hebt in je bedrijfsresultaten. Dit is alleen mogelijk als je al aan de voorkant voor een juiste scheiding zorgt.
4. Boekhouding niet op orde
Voor veel ondernemers heeft boekhouden niet de hoogste prioriteit. Je kan de bon bewaren in het dashboardkastje van je auto of in je broekzak, maar het kan makkelijker. Je kunt namelijk met een boekhouding app een foto maken van een bonnetje met je smartphone. Deze wordt automatisch in je boekhoudprogramma opgeslagen.
Nadat je een foto hebt gemaakt kun je meteen het papieren bonnetje weggooien; de Belastingdienst erkent de digitale versie ook als bon. Kortom, leer jezelf aan om meteen na ontvangst van een bonnetje er een foto van te maken en je raakt nooit meer een bonnetje kwijt.
Als je weet dat je niet de discipline kunt opbrengen om de administratie geordend bij te werken, zoek dan een partner die dit voor je kan doen. Door automatisering zijn er tegenwoordig veel mogelijkheden om dit op een betaalbare manier te realiseren zonder dat je zelf enige kennis nodig hebt van boekhouden en/of software. Daarnaast betaalt deze investering zich in veel gevallen later terug, omdat een boekhouder alle fiscale voordelen kent.
5. Geen geld reserveren voor belastingen
Over de inkomsten van jouw onderneming moet omzetbelasting betalen. Reserveer bij iedere opdracht 20 tot 30% aan inkomsten. Dan word je aan het einde van het jaar niet verrast wanneer je bij je aangifte inkomstenbelasting ineens belasting moet betalen, terwijl je jouw geld al hebt geïnvesteerd in andere zaken.
Maak gebruik van de mogelijkheden die er momenteel op de markt zijn en laat deze aansluiten bij je eigen kwaliteiten. Kijk daarbij zoveel mogelijk naar oplossingen, die bij jou en jouw bedrijf passen. Ook als zzp’er wil je uiteindelijk in control zijn!
