Welke documenten moet je bewaren?
Onder je administratie vallen alle zakelijke in- en verkoopdocumenten. Het is verplicht om deze administratie zeven jaar te bewaren. Na zoveel jaar kunnen dat heel veel bonnen en facturen zijn. Gelukkig hoef je tegenwoordig deze documenten niet per se in fysieke vorm te bewaren. Wel in de originele vorm. Wat dit betekent? Stel jij krijgt een bonnetje van een koffie die jij op een zakelijke afspraak hebt besteld. Deze bon is het originele document in fysieke vorm. Maar de inkt op het papier vervaagt snel. Dus scan je de bon in en sla je deze op. Vervolgens stuur je de scan (het origineel) naar jouw boekhouder of accountant zodat hij deze in de administratie kan verwerken.
Wát een werk, dat kan makkelijker
Dat klinkt als veel werk. En daar zit jij vast niet op te wachten. Voor een kleine administratie is dit prima te doen. Maar als het aantal klanten waarvoor je werkt groeit, wordt het al snel een hele dagtaak om je administratie op deze manier bij te houden. Daarom een gouden tip: maak gebruik van boekhoudsoftware. Zonder dat je het zelf doorhebt, wordt een deel van je boekhouding gedaan. Dit scheelt je tijd en kosten. Daarnaast is jouw administratie direct veilig opgeslagen en voldoe je automatisch aan de zeven jaar bewaarplicht.
Waarom boekhoudsoftware aanschaffen?
Boekhoudprogramma’s zijn zo ingericht dat jouw administratie voor een deel wordt geautomatiseerd. Vanuit het programma scan je een bonnetje in met je smartphone of tablet, je checkt de gegevens en slaat deze op. Jouw inkoop is vervolgens verwerkt in je administratie. Ook het af te dragen of te ontvangen btw-bedrag wordt automatisch opgeslagen. Dit scheelt later weer bij het doen van btw-aangifte. Hierover later meer.
Facturen moeten voldoen aan wettelijke eisen, deze kun je hier lezen. Wanneer je gebruikmaakt van een boekhoudprogramma, dan zit daar doorgaans een standaard factuursjabloon in. Als je die gebruikt, weet je zeker dat alle gegevens vermeld staan. De kans op typfouten is aanzienlijk kleiner. Je maakt de factuur digitaal, kunt eenvoudig een betaallink toevoegen en de factuur per mail versturen. Je kunt je voorstellen dat je dan een stuk sneller betaald krijgt dan wanneer je de factuur fysiek verstuurt.
Directe koppeling met Belastingdienst
Als een boekhoudprogramma een directe koppeling heeft met de Belastingdienst, is het doen van btw-aangifte een eitje. Een boekhoudprogramma zoals MoneyMonk past je btw-formulier direct na iedere mutatie in je administratie. Zo is je aangifteformulier up-to-date en klaar voor de volgende aangifte. Met één klik dien je de btw-aangifte in. Het enige wat jij hoeft te doen is zorgen dat alle in- en verkoopfacturen in jouw boekhouding staan.
TIP: Door je zakelijke rekening te koppelen aan het boekhoudprogramma, zullen in- en verkopen automatisch worden herkend en in de administratie bijgewerkt. Zonder koppeling moeten jij of je accountant de bankafschriften zelf invoeren. Dat is veel (onnodig) handmatig werk.
