Algemene voorwaarden opstellen
Algemene voorwaarden laten opstellen met korting? Maak gebruik van een gratis proefperiode van 30 dagen bij HalloLex!
Gefeliciteerd met je nieuwe opdracht! Je hebt vast heldere afspraken gemaakt met je opdrachtgever over de leveringstermijn en de prijs. Maar spraken jullie ook over jullie samenwerking? Heb je bijvoorbeeld vastgelegd wat je vergoedt als de kwaliteit van je product niet goed is? Of als je opdrachtgever niet tevreden is over de dienst die je hem leverde?
Het voelt misschien niet prettig om dit soort zaken te bespreken. Want je doet er alles aan om je klant tevreden te stellen en gaat ervan uit dat dat ook lukt. Maar om zakelijke problemen te voorkomen, is het heel verstandig om dit soort afspraken juist wél op papier te zetten. Dat doe je in je algemene voorwaarden. Deze zijn niet verplicht, maar wel handig.
Wat heb ik als zzp'er aan algemene voorwaarden?
Algemene voorwaarden zijn er om de verwachtingen te managen. Je legt er alle wederzijdse rechten en verplichtingen tussen koper en verkoper in vast. Zoals de betaaltermijn, de garantiebepalingen, de levertijd, maar ook wat je doet als er iets misgaat. Zodat koper en verkoper allebei precies weten waar ze aan toe zijn. Omdat je dit niet bij iedere opdracht opnieuw wilt afstemmen, leg je deze zaken vast in een standaard document: je algemene voorwaarden.
Heldere voorwaarden maken zakendoen eenvoudiger
Belangrijk is dat je je voorwaarden duidelijk omschrijft, om te voorkomen dat jouw opdrachtgever ze anders interpreteert dan je bedoelt. Heldere algemene voorwaarden zorgen ervoor dat iedereen vooraf weet waar hij aan toe is. En voorkomen discussies en juridisch getouwtrek.
In sommige branches hanteren alle partijen dezelfde voorwaarden
Neem als het kan de voorwaarden van je branchevereniging over. In de wereld van bouwontwerp- en advies bijvoorbeeld, worden door alle partijen dezelfde algemene (branche)voorwaarden gehanteerd. Zo kent iedereen precies zijn verantwoordelijkheid en worden risico’s keurig verspreid over alle betrokken partijen. En ontstaat er discussie, dan ben je verzekerd van de ondersteuning van een arbitrage- of toetsingscommissie.
Hoe gebruik ik mijn algemene voorwaarden?
Als je algemene voorwaarden vastliggen, ben je er nog niet. Je moet ze ook op de juiste manier gebruiken. Zo zet je je algemene voorwaarden goed in:
- Voeg je algemene voorwaarden toe aan je offerte
Je klant hoort de algemene voorwaarden te kennen vóór jullie de deal sluiten. Geef ze dus samen met je offerte aan je opdrachtgever. Dat kan ook per e-mail, maar vraag dan altijd om een ontvangstbevestiging. - Spreek duidelijk af van welke partij de algemene voorwaarden gelden
Je opdrachtgever heeft misschien zelf ook algemene voorwaarden. Je wilt voorkomen dat er achteraf discussie ontstaat over welke voorwaarden van toepassing zijn op jullie overeenkomst. Dat moet je dus vooral helder hebben. Spreken jullie af dat de voorwaarden van je opdrachtgever leidend zijn, maar zijn ze niet voldoende duidelijk voor jou? Laat ze dan checken door een jurist of bijvoorbeeld je rechtsbijstandsverzekeraar. - Blijf redelijk in je algemene voorwaarden
Je kunt als zzp’er niet zomaar alle aansprakelijkheid afwijzen in je algemene voorwaarden. Je aansprakelijkheid is vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek, Boek 6. De wet gaat altijd vóór jouw algemene voorwaarden. - Laat het je opdrachtgever weten als je voorwaarden wijzigen
Zijn je voorwaarden veranderd, bijvoorbeeld door een aanpassing in de wetgeving of in jouw werkwijze? Als je opdracht al loopt, mag je de voorwaarden niet tussentijds aanpassen. Denk er dus aan om bij een nieuwe opdracht ook je nieuwe voorwaarden aan je bestaande klanten te geven. Aan nieuwe klanten kun je wel direct je nieuwe algemene voorwaarden meegeven. - Communiceer overal je nieuwste voorwaarden
Kunnen je klanten je voorwaarden downloaden via je website? Vergeet dan niet ook daar de nieuwe versie te plaatsen. En heb je je voorwaarden laten registreren bij de Kamer van Koophandel? Zorg er dan voor dat ook daar de juiste versie komt te liggen.
Hoe kom ik aan algemene voorwaarden?
Gebruik de voorwaarden die je branchevereniging heeft opgesteld. Zij hebben deze voorwaarden juridisch getoetst en gedeponeerd. Maar let op, niet in alle branches zijn deze voorwaarden generiek. Het kan zijn dat jouw werkwijze afwijkt en dat ze dus niet volledig zijn toegespitst op jouw bedrijf.
Pas je ze aan jouw situatie aan, of stel je toch je eigen algemene voorwaarden op? Laat dan je algemene voorwaarden toetsen, bijvoorbeeld door de specialisten van Het Ondernemerscollectief.
Tot slot
Ook met goede algemene voorwaarden kan een opdrachtgever je aansprakelijk stellen voor schade. Een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering vergoedt schade die jij, je medewerkers of je producten veroorzaken bij anderen of aan spullen van anderen. Met een beroepsaansprakelijkheidsverzekering verzeker je de financiële schade die een opdrachtgever lijdt doordat hij van jou een verkeerd advies kreeg.
Vragen? Neem contact op met onze verzekeringshelpdesk.
Wil je zelf eens een berekening maken wat de premie van van deze verzekeringen is in jouw situatie? Maak dan nu een online berekening van de premie van de meeste schadeverzekeringen.
