Hoe kies ik als zzp’er een boekhouder?

Je kan er als zzp’er voor kiezen om je boekhouding zelf te doen, maar in veel gevallen is het aan te raden om dit (deels) over te laten aan een boekhouder. Dit scheelt je niet alleen een hoop tijd, je hoeft je ook niet druk te maken over fouten bij je belastingaangiftes. Bovendien past een boekhouder fiscale regels toe in jouw voordeel, waardoor je minder belasting betaalt. Maar hoe kies je de juiste boekhouder? Nou dat is makkelijk, gebruik de checklist hieronder!

Checklist boekhouder kiezen als zzp’ers

Met deze checklist vind je snel(ler) een boekhouder die bij je past:

1. Zet factoren die je boekhouding bepalen op een rijtje

Zo kan een boekhouder inschatten hoe complex je administratie is en welke boekhoudsoftware het beste bij je onderneming past. Beantwoord deze vragen:

• Wat is je rechtsvorm?
• In welke branche opereert je bedrijf?
• Richt je je alleen op Nederland of ook op het buitenland?
• Schrijf je uren of verkoop je producten?
• Houd je een voorraad aan voor de verkoop van producten?
• Hoeveel facturen verwacht je te versturen en te ontvangen?
• Wat is je verwachte omzet?

2. Welke werkzaamheden wil je uitbesteden?

Als je weet wat je wilt uitbesteden, kun je ook gerichter zoeken. Dus welke van de volgende taken wil je overlaten aan je boekhouder?

• Verkoopfacturen maken en versturen
• Bonnen en (inkoop)facturen koppelen aan een transactie
• Omzet en kosten boeken in je administratie
• Afschrijven op investeringen
• Aangifte van de omzetbelasting
• Aangifte inkomstenbelasting voor jou en, indien relevant, je fiscale partner

3. Wat verwacht je van een boekhouder?

Natuurlijk wil je een kloppende boekhouding. Maar er zijn meer factoren die bijdragen aan een prettige samenwerking. Dankzij de volgende vragen kom je erachter wat goed bij je past:

• Wil je dat je boekhouder specifieke kennis van je branche heeft?
• Verwacht je proactief advies?
• Wil je fysiek af kunnen spreken met een boekhouder of is telefonisch/digitaal contact voldoende?
• Wil je dat je boekhouder buiten kantoortijden bereikbaar is?
• Betaal je liever een vast maandtarief of vind je het uurtje-factuurmodel fijner?

4. Verken het aanbod van (lokale) boekhouders

Gebruik social media en zoek online naar boekhouders die passen bij je wensen. Vraag daarnaast referenties aan zzp’ers uit je netwerk. Zij hebben ervaring en helpen je waarschijnlijk graag verder.

5. Kies een boekhouder die werkt met toegankelijke software

Je blijft verantwoordelijk voor jouw administratie, ook als je een boekhouder in de arm neemt. Zoek daarom een specialist die werkt met boekhoudsoftware waarmee jij uit de voeten kunt. Dan werk je prettig samen en kun je (letterlijk en figuurlijk) volgen wat er gebeurt.

Een voorbeeld van gebruiksvriendelijke boekhoudsoftware is MoneyMonk. Met MoneyMonk lever je moeiteloos bonnen, facturen en banktransacties aan bij je boekhouder. Wanneer hij/zij daarna jouw input verwerkt, verschijnt er een blauw vinkje bij de bon, factuur of memoriaalboeking. Je houdt de voortgang dus gemakkelijk bij. Bovendien werkt de software al je financiële rapportages bij na iedere mutatie. Zo houd je het overzicht over de financiën van je onderneming.

Meer weten? Hier vind je zzp boekhouders die werken met MoneyMonk.

Vind een MoneyMonk boekhouder

6. Is jouw boekhouder gekwalificeerd?

De titel 'boekhouder' is niet beschermd. Iedereen mag zich dus boekhouder noemen. Maar een zelfstandige boekhouder heeft, wat ons betreft, wel een relevante opleiding gevolgd, zoals Praktijkdiploma Boekhouden (PDB), Moderne Bedrijfsadministratie (mba), Bedrijfseconomie (BE) of SPD Bedrijfsadministratie (SPD). Een accountancy opleiding op HBO- of WO-niveau is natuurlijk ook goed. Naast een opleiding zegt relevante werkervaring ook veel. Vraag hier gerust naar.

7. Welke competenties heeft je boekhouder?

Je boekhouder is niet alleen je vertrouwenspersoon, maar ook je fiscale coach en onderhandelaar. Hij of zij moet je helpen om de belastingdruk legaal te verlagen; cijfermatig inzicht hebben; goed kunnen uitleggen en je behoeden voor te grote risico’s. De ideale boekhouder is daarom besluitvaardig, proactief, klantgericht en communicatief sterk.

8. Hoe gaat de boekhouder om met je persoonlijke data?

Je geeft je boekhouder toegang tot bankgegevens en andere privacygevoelige informatie. Je moet er dus op kunnen vertrouwen dat er goed wordt omgegaan met je persoonlijke informatie. Stel daarom de volgende vragen:

• Gebruikt de boekhouder een wachtwoordmanager, gegevensencryptie en tweefactorauthenticatie? 
• Indien je boekhouder personeel in dienst heeft: wie heeft er toegang tot je administratie?
• Met welke (boekhoud)software werkt de boekhouder en hoe gaat dit pakket om met je data?
• Blijf je eigenaar van de administratie als je de boekhouder inhuurt?

9. Maak duidelijke afspraken met elkaar

Heb je een boekhouder gevonden? Maak dan duidelijke afspraken. Hoe vaak zie je elkaar? Wanneer neemt de boekhouder contact met je op? Welke kosten brengt diegene in rekening? Welke werkzaamheden voert je boekhouder uit en welke werkzaamheden doe je zelf? Hoe gaat je boekhouder om met vragen en extra werk?

10. Spreek een vaste prijs af

De meeste kantoren werken tegenwoordig met een vaste maandprijs. Dit voorkomt dat je achteraf voor vervelende verrassingen komt te staan. Check wel of je wensen allemaal gedekt zijn binnen het gekozen pakket.

Met bovengenoemde punten vind je een zzp boekhouder die past bij je bedrijf. Zo ben jij minder tijd kwijt aan je administratie en houd je meer tijd over om te ondernemen.

Gratis adviesgesprek

Heb je nog meer vragen? Vraag een gratis adviesgesprek aan met een van onze boekhoudpartners.