Maak betere offertes met een projectadministratie

Werk je als zzp’er op projectbasis? Grote kans dat je de plank regelmatig misslaat met een begroting. Houd daarom een projectadministratie bij. Zo weet je waar de gaten in een begroting zijn gevallen, zodat je dezelfde misser in de toekomst kunt voorkomen. En dat is natuurlijk goed voor de winstgevendheid van je onderneming.  

Wat is een projectadministratie? 

Een projectadministratie lijkt op een reguliere administratie, maar dan ingezoomd op klant- of projectniveau. De deeladministratie bestaat in ieder geval uit de volgende onderdelen: 

Een projectbegroting 

Dit specifieke onderdeel van een offerte omvat een urenindicatie, afspraken over reiskosten en de materialen die jij financiert voor je klant. Je neemt de verschillende begrotingen op in jouw projectadministratie en zet ze af tegen de uren en kosten die je daadwerkelijk maakt. De grote vraag: blijf je binnen budget of ga je er overheen?   

Taken   

In een gespecificeerde offerte breek je de opdracht op in kleinere taken. Een SEO-tekstschrijver ruimt bijvoorbeeld tijd in voor zoekwoordonderzoek, een concurrentieanalyse en het daadwerkelijk schrijven van de tekst. Tijdens de opdracht koppel je de gewerkte uren aan de gespecificeerde taken, zodat je beter beeld krijgt van je ureninzet binnen het project. Het kan best zijn dat je overal binnen budget blijft, maar uit de bocht vliegt bij een enkele taak. En dat is goed om te weten. 

Urenregistratie  

Houd je uren bij en koppel ze altijd aan een taak. Komen de werkzaamheden niet terug in je begroting? Creëer dan een nieuwe taak en voeg de non-declarabele uren toe aan het project. Zo krijg je een compleet beeld over de totale omvang van de opdracht. Goed om te weten voor toekomstige ureninschattingen. 

Onkosten 

Dit zijn de kosten die je maakt namens de klant. Als webdesigner kun je bijvoorbeeld fotomateriaal inkopen of alvast domeinnamen vastleggen. Maak je onkosten? Neem de inkoopfacturen dan op in je projectadministratie.  

Tip: Als je onkosten doorbelast, moet je de btw wel goed verwerken in je administratie. Hoe? Dat lees je in ons artikel over btw doorberekenen aan je klant. 

Rittenregistratie 

Heb je een kilometervergoeding opgenomen in de offerte? Registreer dan de zakelijke kilometers die je maakt met de trein, auto of fiets. Dat kan gemakkelijk met een rittenregistratie app, zoals die van MoneyMonk.  

Facturen 

Heb je (een deel van) de opdracht afgerond? Maak dan een factuur op en verstuur hem naar je klant. Voeg eventueel een urenspecificatie toe als bijlage. Zo verantwoord je jouw werk naar je opdrachtgever. 

Tip: Loopt een groot project over een langere periode? Breek de opdracht dan op in fases. Na afronding van een fase verstuur je een factuur, zodat je regelmatig geld gestort krijgt.   

Rapportages 

Als je werkt met een projectadministratie programma, genereert de software eenvoudig rapportages. Van het resultaat over een jaar tot aan urenoverzichten op klant- en projectniveau. Dat is belangrijk, want je stuurt lopende opdrachten en toekomstige offertes bij op basis van deze rapportages.  

Fiscale hulp?

Heb je vragen als:

• Welke kosten zijn aftrekbaar?
• Hoe betaal ik zo min mogelijk belasting?

Word lid van Het Ondernemerscollectief

Wat zijn de voordelen van een projectadministratie? 

Mensen onderschatten over het algemeen de tijd die ze nodig hebben om een taak te volbrengen. Hier schuilt een gevaar voor jou als ondernemer. De kans is groot dat je meer uren maakt dan je opneemt in een offerte. Een projectadministratie brengt deze overschrijdingen in kaart, zodat je als volgt kunt bijsturen: 

Houd grip op lopende projecten 

Als je nauwkeurig uren registreert, kun je de voortgang gemakkelijk vergelijken met je uren uit de offerte. Dreigt een grote overschrijding? Licht dan je klant op tijd in. Als je er vroeg bij bent, kun je wellicht nog schaven aan het voorstel. Misschien kan er wat extra budget bij óf werk vanaf.  

Tip: Bewaak de grenzen van de originele opdracht. Het gebeurt regelmatig dat een opdracht uitdijdt, omdat er extra wensen opborrelen naarmate het project vordert. Als dit meerwerk oplevert, moet je dat wel aankaarten bij je klant. Anders geef je gratis een dikke premium weg bovenop de originele opdracht. 

Breng betere offertes uit 

Naarmate je meer projecten afrondt, zie je ook wat de opdrachten jou onderaan de streep opleveren. Zoom in op de tegenvallende projecten en verklaar het behaalde resultaat. Hieronder vind je enkele voorbeelden waar andere ondernemers tegenaan lopen, inclusief een advies waarmee je toekomstige offertes aanscherpt:    

Budgetteer ruimer: Overschrijd je het urenbudget op alle taken van de offerte? Dan vraag je simpelweg te weinig voor je werkzaamheden. Dit los je relatief eenvoudig op: begroot meer uren en/of vraag een hoger uurtarief.  

Breng meerwerk in rekening: Dek jezelf in tegen meerwerk dat niet in de offerte staat via de algemene voorwaarden. Neem een paragraaf op zoals: voor werkzaamheden buiten deze offerte geldt een standaard uurtarief van € 95. Uiteraard moet je wel aan de bel trekken als er daadwerkelijk meerwerk uit een project voortvloeit.  

Je ziet terugkerende werkzaamheden over het hoofd: Is er een categorie van non-declarabele uren die heel vaak terugkomt? Denk bijvoorbeeld aan vooronderzoek, overlegmomenten en het doorvoeren van opstapelende feedback? Creëer een taak voor de non-declarabele uren en neem hem mee in toekomstige offertes. Zo gaan je verdiensten direct omhoog. 

Hoe kun je een projectadministratie bijhouden? 

Wil je een projectadministratie bijhouden? Dan zijn er wat ons betreft twee opties: 

Excel of een ander spreadsheetprogramma 

Een deel van de ondernemers houdt hun projectadministratie bij in Excel. Dat kan prima als je bekend bent met de formule- en rapportagefunctie van het programma. Is je kennis beperkt op dit gebied? Dan ben je naar onze mening beter af met projectadministratie software. Simpelweg omdat je zo veel sneller werkt. 

Projectadministratie software voor zzp’ers 

Er zijn verschillende bedrijven die zich helemaal richten op projectadministratie software. Deze specialistische pakketten zijn goed, maar wel gebouwd voor teams. Dat betekent dat je als zzp’er betaalt voor functionaliteiten die je helemaal niet nodig hebt. Houd je projectadministratie daarom bij in een zzp boekhoudprogramma. Daarmee sla je twee vliegen in één klap. Je hebt een correcte boekhouding én houdt automatisch een projectadministratie bij terwijl je uren registreert, facturen verstuurt en kosten boekt.   

Wil je een projectadministratie bijhouden in een boekhoudpakket? Dan raden wij MoneyMonk aan. Dit complete boekhoudprogramma is gebouwd voor dienstverlenende zzp’ers en bevat daarom zeer toegankelijke projectadministratie software. Zo breng je snel betere offertes uit.