Tips voor het succesvol opstarten van je administratie als zzp'er

Als zzp'er wil je je administratie goed op orde hebben om vervelende verrassingen te voorkomen. Wil jij weten hoe je slim start met je administratie? Hou dan rekening met de volgende vijf tips.

1. Goede voorbereiding is het halve werk

Als jij een succesvolle onderneming wil opzetten, is het belangrijk om op tijd te beginnen met het vastleggen en opzetten van je administratie. Een goede voorbereiding is het halve werk!

Voordat je daadwerkelijk start als zzp'er, heb je al veel tijd en geld gestoken in de voorbereiding. Wist je dat deze uren ook tellen voor het urencriterium? Als je minimaal 1.225 uur per kalenderjaar in je onderneming steekt, word je voor de inkomstenbelasting mogelijk als ondernemer aangemerkt en heb je recht op bepaalde aftrekposten.

Lees hier meer over het urencriterium.

2. Scheid je privérekening van je zakelijke rekening

Je privé en zakelijke kosten op een bankrekening combineren is niet handig. Om achteraf de posten weer uit te splitsen kost tijd en dus geld. Het is daarom verstandig om een zakelijke rekening te openen. Dit is niet verplicht bij alle banken, maar helpt je wel bij het gestructureerd en inzichtelijk maken van jouw (zakelijke) kosten.

Dit geeft jou inzicht in jouw bedrijf en het scheelt jouw boekhouder (als je die hebt) ook veel tijd en werk. Heb je geen boekhouder of doe je een gedeelte van je administratie zelf? Een zakelijke rekening kun je koppelen aan veel (online) boekhoudpakketten.

3. Weet wat je moet bijhouden

Als ondernemer moet je diverse zaken bijhouden: je grootboek, bonnetjes, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, maar ook je bankafschriften, urenregistratie, reiskosten, belastingaanslagen en rittenadministratie.

Je kunt overigens tegenwoordig veel zaken ook (gedeeltelijk) online bijhouden met behulp van diverse apps en tools. Dit scheelt je veel tijd en is dan ook gelijk de volgende tip.

4. Houd je administratie online bij

Als jij je administratie (gedeeltelijk) online bijhoudt, hoef je je nooit zorgen te maken over kwijtgeraakte bonnetjes of facturen. Je houdt jouw zaken overzichtelijk en bovendien is het te allen tijde terug te vinden.

Een van de grootste voordelen van online boekhouden is de kostenbesparing. Voor kleine bedrijven met beperkte budgetten kan het inhuren van een accountant duur zijn. Als zzp'er kun je over meer informatie van je bedrijf beschikken. Dat komt doordat je met boekhoudsoftware gemakkelijk toegang hebt tot gegevens.

Als je online boekhouden gebruikt, heb je altijd en overal eenvoudig toegang tot jouw gegevens. Om onderweg zaken bij te houden, kun je zelfs jouw facturen openen met de bijbehorende mobiele app.

Daarnaast heb je altijd een back up - zelfs als jouw tablet of laptop onverhoopt stuk gaat. Kies een boekhoudtool die veilig is en bovendien voldoet aan de eisen van de Belastingdienst volgens het Keurmerk Zeker Online. 

Voorbeelden van online boekhoudpakketten vind je hier:

Bekijk hier eens welke mogelijkheden van online boekhouden er nog meer zijn en welk boekhoudpakket het beste bij je past.

Vergelijk boekhoudprogramma's

5. Voldoe aan de bewaarplicht

Iedere ondernemer is verplicht om minimaal zeven jaar zijn of haar administratie te bewaren. Daarbij moet je in ieder geval de basisgegevens bewaren, zoals je debiteuren- en crediteurenadministratie, voorraadadministratie, in- en verkoopadministratie, het grootboek en eventuele loonadministratie.

Lees hier meer over de bewaarplicht.