Fiscale hulp?
Heb je vragen als:
- Welke kosten zijn aftrekbaar?
- Hoe betaal ik zo min mogelijk belasting?
Of het nu gaat om een zakelijke lunch of een drankje doen met een opdrachtgever: als je kosten maakt voor eten en drinken voor zakelijke doeleinden, kun je de kosten hiervan deels aftrekken. Hoe dat werkt, lees je in dit kennisartikel.
Kan ik mijn eten en drinken aftrekken?
Iedereen moet eten: je lunch of diner is dus niet standaard aftrekbaar. Heeft het eten een zakelijk karakter (aantoonbaar), dan kun je het deels aftrekken. Een ‘gewone’ lunch tijdens werktijd is dus niet aftrekbaar, maar als je luncht met een klant heeft het een zakelijk karakter en kun je het deels aftrekken.
Onderstaande tarieven gelden voor 2024.
Met of zonder drempel
Je kunt de aftrekbare kosten van een zakelijk etentje op twee manieren berekenen: met een drempel van € 5.600 (2023: € 5.100) of zonder drempel bij je aangifte inkomstenbelasting. Bij beide varianten mag je maximaal € 1.500 voor reis- en verblijfkosten aftrekken.
Met drempel
‘De drempel’ is een minimumbedrag van € 5.600. Alles boven deze drempel mag je aftrekken. De meeste zzp’ers gebruiken deze methode niet, aangezien de drempel erg hoog ligt.
Hoe werkt het? Stel: je geeft € 2.500 uit aan eten en drinken. Ook geef je een seminar waaraan je € 3.000 besteedt. Daarnaast betaal je € 2.500 aan reis- en verblijfskosten voor een congres.
In totaal gaf je € 8.000 uit. Van de reis- en verblijfskosten mag je maximaal € 1.500 aftrekken: dat wordt dus geen € 2.500 maar € 1.000. Dat maakt het totaalbedrag op € 6.500. Verminderd met de drempel mag je in dit geval € 6.500 - € 5.600 = € 900 aftrekken.
Zonder drempel
De meeste zzp’ers kiezen voor de 80/20 regel: dit is vaak veel voordeliger. Dit houdt in dat je 80% van de kosten van bijvoorbeeld jouw zakenlunch, seminar of cursus bij jouw aangifte inkomstenbelasting kan opvoeren als zakelijke kosten. Je hoeft dan dus geen rekening te houden met de drempel van € 5.600. Het maximaal aftrekbare bedrag van € 1.500 voor reis- en verblijfskosten blijft wel gelden. 20% van het uitgegeven bedrag is dus voor jouw eigen rekening. Dit is omdat het eigenlijk ‘gemengde kosten’ zijn: het zijn geen 100% zakelijke kosten, want jij hebt er privé ook een stukje voordeel van (je honger die gestild wordt bijvoorbeeld).
Lunch inclusief of exclusief btw?
Ga je iets eten of drinken met een klant? Het hangt het er vanaf of je de btw wel of niet mag aftrekken. De Belastingdienst stelt dat je in twee gevallen de btw over deze kosten niet mag aftrekken:
- Je eet of drinkt in een horecagelegenheid;
- Je laat het eten of drinken door een cateraar verzorgen in een ruimte die daarvoor is ingericht (zoals een afgehuurde ruimte).
Koop je het eten in de supermarkt en nuttig je het op de zaak samen met je klant, dan mag je de btw wel terugvorderen.
2 voorbeelden:
1: Stel, je gaat met een potentiële klant voor € 50 lunchen bij een horecagelegenheid. Dan mag je daar 80% - dus € 40 van opvoeren bij je aangifte inkomstenbelasting als verteringskosten.
2: Stel, je haalt voor € 50 een lunch bij de supermarkt op om de zaak te nuttigen met een klant, dan mag je eerst 9% btw aftrekken. Dat komt op € 4,50. Dan houd je € 45,50 over, waarvan je vervolgens weer 80% mag opvoeren als verteringskosten. Dat komt op € 36,40.
Zakelijke lunchafspraak
Stel dat je een lunchafspraak hebt met een (potentiële) klant. De totale kosten hiervan zijn € 75. Daarbij geef je € 5 fooi. Je pint in totaal dan € 80. Let op: als je bij een horecagelegenheid luncht, mag je de btw niet terugvorderen. Van het totaalbedrag van € 80 is 20% voor jouw eigen rekening: je kunt dus € 64 opvoeren als zakelijke kosten bij je aangifte inkomstenbelasting.
Om aan te tonen dat het een zakelijk karakter heeft en je niet in je eentje een menu hebt gegeten, moet je bij het indienen van de bon vermelden dat het om een zakelijke lunch gaat en de naam van de klant vermelden.
Een uitzondering op de regel is als jij bijvoorbeeld een cursus geeft, waarbij je de lunch voor de cursisten verzorgt. In dat geval is de lunch 100% aftrekbaar en kun je de btw totaal terugvorderen: het heeft een volledig zakelijk karakter want de cursisten moeten immers iets te eten krijgen.
Boekhoudpakketten vergelijken?
Ben jij als (startende) zzp'er op zoek naar een geschikt online boekhoudprogramma om jouw administratie (deels) zelf te doen? We hebben voor jou een aantal gangbare aanbieders op een rijtje gezet.
Eenvoudig je zakelijke lunch verwerken in de administratie?
Veel zzp’ers vergeten een zakelijke lunch af te trekken of raken de bonnetjes kwijt. Hoe voorkom je dit? Dit doe je met een boekhoudprogramma met mobiele app. Via de boekhouding app maak je een foto van je bonnetjes met je smartphone. Je slaat deze zo direct op onder de juiste kostenpost in de boekhouding. Vervolgens controleer en verwerk je één keer per week de bonnetjes in de boekhouding. De software zorgt zelf ervoor dat het juiste bedrag wordt afgetrokken van de belasting.
De onderstaande programma’s hebben een goede mobiele app voor je bonnetjes:
Hulp nodig?
Heb je hulp nodig bij deze materie? Dan staan onze regionale boekhouders voor je klaar! Zoek hulp in jouw regio via deze link.
TIP Meer weten over ondernemen? In het Handboek Ondernemen van de Belastingdienst vind je praktische informatie over premies, belastingen en bijdragen. Download hem hieronder.
