Representatiekosten worden ook wel gemengde kosten genoemd. Dat betekent dat de kosten zowel een zakelijk als privé karakter hebben: je hebt er privé ook iets aan (je honger die wordt gestild bijvoorbeeld). De kosten zijn dan ook deels aftrekbaar: er zijn voorwaarden verbonden aan hoeveel je af mag trekken.
Drempel of niet?
De Belastingdienst heeft in 2021 een drempel vastgesteld van € 4.700,-. (Dit bedrag was hetzelfde in 2020.) Alles wat bóven deze drempel uitkomt, mag je aftrekken. Dit is hoogstwaarschijnlijk niet het geval voor jou als zzp'er, aangezien de drempel erg hoog is.
Haal je deze drempel niet, dan kun je er ook voor kiezen om het zonder drempel te berekenen. In dat geval mag je 80% van de kosten aftrekken (dit percentage geldt voor zowel 2020 als 2021). Dan hoef je dus niet boven de drempel van € 4.700,- uit te komen. Maak je reis- en verblijfkosten? In beide gevallen, dus of je nu met of zonder drempel berekent, mag je niet meer dan € 1.500,- aftrekken
Rekenvoorbeeld: met drempel
Hoe werkt het berekenen met drempel? Stel: in 2020 of 2021 betaal je € 2.500,- aan zakelijke lunches en/of -diners. Ook geef je een seminar die je € 3.000,- kost. Bovendien betaal je € 2.500,- aan reis- en verblijfskosten voor een congres.
In totaal gaf je € 8.000,- uit dus aan representatiekosten. Van de reis- en verblijfskosten mag je maximaal € 1.500,- aftrekken: dat wordt dus geen € 2.500,- maar € 1.000,-. Dat maakt het totaalbedrag op € 6.500,-. Verminderd met de drempel mag je in dit geval € 6.500,- - € 4.700,- = € 1.800,- aftrekken.
Rekenvoorbeeld: zonder drempel
Met de 80/20 regel betekent het dat je 80% van de kosten mag aftrekken. Omdat je geen rekening hoeft te houden met de drempel van € 4.700,-, moet je wel 20% zelf betalen. Wel blijft het maximale aftrekbare bedrag van € 1.500,- gelden voor reis- en verblijfkosten.
Btw aftrekken of niet?
Ga je lunchen met je (potentiële) opdrachtgever? Of je de btw mag aftrekken, hangt er vanaf. De Belastingdienst eist namelijk dat je in twee gevallen de btw over deze kosten niet mag aftrekken:
- Je eet of drinkt in een horecagelegenheid;
- Je laat het eten of drinken door een cateraar verzorgen in een ruimte die daarvoor is ingericht (zoals een afgehuurde ruimte).
Koop je het eten in de supermarkt en nuttig je het op de zaak, dan mag je de btw wel terugvorderen.
Twee voorbeelden
1 - Stel: je gaat met een potentiële klant voor € 50,- lunchen bij een horecagelegenheid. Dan mag je daar 80%, dat is € 40,-, van opvoeren bij je aangifte inkomstenbelasting.
2 - Stel: je haalt voor € 50,- een lunch bij de supermarkt op om de zaak te eten met een klant, dan mag je eerst 9% btw aftrekken. Dat is een bedrag van € 4,50. Van het resterende bedrag van € 45,50 mag je weer 80% opvoeren als representatiekosten. Dat is € 36,40.
Zakelijke lunch
Stel: je hebt een zakelijk diner met een (potentiële) klant. De rekening is € 75,-. Ook geef je € 5,- fooi. Je rekent in totaal € 80,- af. Als je in een restaurant dineert, mag je de btw niet terugvorderen. Van het totaalbedrag van € 80,- is 20% voor jouw eigen rekening. Je kunt dus in totaal € 64,- opvoeren bij je aangifte inkomstenbelasting.
Om te bewijzen dat het een zakelijk karakter heeft en je niet in je eentje een menu hebt gegeten, moet je bij het indienen van de bon vermelden dat het om een zakelijke lunch gaat en de naam van de opdrachtgever benoemen.
Bijzonderheden
Als jij bijvoorbeeld een cursus geeft, waarbij je de lunch voor de cursisten verzorgt, is het een uitzondering en is de lunch 100% aftrekbaar. Ook kun je de btw totaal terugvorderen: het heeft een volledig zakelijk karakter want de cursisten moeten immers wel iets te eten krijgen.
Hulp nodig?
Heb je hulp nodig bij deze materie? Dan staan onze regionale boekhouders voor je klaar! Zoek hulp in jouw regio via deze link.
TIP Check binnen 2 minuten al jouw aftrekposten en toelages. Start de ZZP Aftrekposten Scan.
TIP Meer weten over ondernemen? In het Handboek Ondernemen van de Belastingdienst vind je praktische informatie over premies, belastingen en bijdragen. Download het gratis handboek hieronder.
