Rittenregistratie bijhouden als zzp’er

Maak je als zzp’er regelmatig zakelijke kilometers in je auto? Houd dan een rittenregistratie bij. Dit levert je fiscaal voordeel op én helpt bovendien bij de berekening van je kilometervergoeding. En dat loont de moeite, zeker als je veel rijdt.

Welke type rittenregistratie heb je nodig?

Het type rittenregistratie dat je nodig hebt, is afhankelijk van de situatie. Wil je alle mogelijke btw- en autokosten aftrekken van je auto van de zaak? Dan ga je voor een sluitende rittenregistratie, waarin je vrijwel alles nauwkeurig vastlegt. Bezit je de auto privé en wil je simpelweg je zakelijke kilometers aftrekken bij de IB-aangifte? Dan heb je voldoende aan vereenvoudigde rittenregistratie, waarin je in ieder geval de zakelijke kilometers vastlegt. 

Standaard gegevens voor de rittenregistratie

In je rittenregistratie moet je in ieder geval de volgende gegevens van de auto vermelden:

• Het merk en type van de auto
• Het kenteken van de auto
• De periode waarin je de auto hebt gebruikt

Daarnaast vermeld je de gegevens per rit, voor het gemak leggen we de meest voorkomende situaties hieronder uit.

Alle autokosten aftrekken met een sluitende rittenregistratie

Rijd je privé minder dan 500 km per jaar in jouw auto van de zaak? Dan mag je alle autokosten (zoals benzine, afschrijvingen en het onderhoud) aftrekken van je winst. Bovendien mag je de btw terugvragen voor alle autokosten die je maakt.

Als je gaat voor deze optie, moet je een sluitende rittenregistratie bijhouden. Dit betekent dat je per rit de volgende gegevens vastlegt:

• De datum van de rit
• Het vertrek- en aankomstadres
• Het aantal gereden kilometers
• De route die je hebt afgelegd
• De begin- en eindstand op de kilometerteller
• De reden van de rit (bijvoorbeeld een klantbezoek)

Zoals je leest is een sluitende rittenregistratie bijhouden veel werk. Deze optie is daarom vooral aantrekkelijk voor zzp’ers die veel zakelijke kilometers maken. Geldt dit ook voor jou? Gebruik dan een app met het Keurmerk RitRegistratieSystemen. Daarmee weet je zeker dat je aan de eisen van de Belastingdienst voldoet.

Btw terugvorderen met een vereenvoudigde rittenadministratie

Is de verdeling tussen je zakelijke- en privékilometers meer in evenwicht? Dan mag je de btw terugvorderen voor alle autokosten die je zakelijk maakt. Het is in dit geval wel belangrijk dat je bijhoudt welke kilometers zakelijk zijn en welke je privé rijdt. Dat kan met een vereenvoudigde rittenregistratie. Je legt het volgende vast: 

• De datum van de rit
• Het vertrek- en aankomstadres (neem het adres van je klant ook op in de projectadministratie)
• Het aantal gereden kilometers
• De begin- en eindstand op de kilometerteller
• Of je rit zakelijk of privé was

Een eenvoudige rittenregistratie houd je het beste bij met een boekhoudprogramma zoals MoneyMonk. Je legt eenvoudig al je ritten vast met de app en voert bovendien alle gemaakte autokosten in. Zo heb je alles bij de hand voor de correctie aan het einde van het jaar.  

Een zakelijke rittenregistratie voor je kilometervergoeding

Bezit je privé een auto of motor en gebruik je dit vervoermiddel incidenteel voor een ritje naar je klant? Dan mag je een vaste vergoeding (hier vind je de actuele tarieven) berekenen voor iedere zakelijke kilometer die je aflegt. Het totaalbedrag trek je af van de winst die je hebt gemaakt in een jaar.

Voor een zakelijke rittenregistratie leg je het volgende vast:

• De datum van de rit
• Het vertrek- en aankomstadres (neem dit adres ook op in je projectadministratie)
• De gereden kilometers per rit

Koppel iedere zakelijke rit ook direct aan je klant, zodat je eenvoudig de kilometervergoeding kunt berekenen en declareren bij je opdrachtgever.

Tip: Registreer ritten in boekhoudsoftware zoals MoneyMonk, waarmee je ook eenvoudig facturen verzendt. Dan zet je de kilometervergoeding direct op de rekening van je klant.

Op zoek naar hulp in jouw regio?

Onze aangesloten specialisten staan klaar om jou te helpen met jouw vragen als (startende) ondernemer. Wil je advies of meer informatie? Zoek hulp in jouw regio!

Hulp in de regio

Een zakelijke rittenregistratie voor je fiets en het OV

Reis je zelden met de auto, maar des te meer met de fiets en/of het OV? Dan kun je ook een kilometervergoeding berekenen, mits je een zakelijke rittenregistratie bijhoudt. Dat werkt als volgt:

Kilometervergoeding voor zakelijke fietsritten

Bezit je een fiets of e-bike en gebruik je die regelmatig voor zakelijke ritten? Dan mag je ook een kilometervergoeding rekenen. De kilometervergoeding geldt zowel voor woon-werkverkeer als pure zakelijke reizen (bijvoorbeeld van een klant naar een netwerkborrel).

Let op: Heb je een leasefiets van de zaak? Dan ligt het iets anders. Je betaalt een bijtelling van 7% over de nieuwwaarde van de fiets als je deze ook privé gebruikt. In dat geval kun je geen kilometervergoeding meer declareren.

Rittenregistratie voor reizen met openbaar vervoer

Als je met de trein, bus, tram of metro reist voor zakelijke afspraken, mag je de reiskosten volledig als zakelijke kosten opvoeren. Dit kan op twee manieren:

1. Declareren op basis van werkelijke kosten: Je registreert de zakelijke OV-ritten en verwerkt de reiskosten in je administratie. De btw mag je terugvorderen en de reiskosten zijn aftrekbaar van je winst.
2. Kilometervergoeding toepassen: Je mag ook kiezen voor de standaard kilometervergoeding die is vastgesteld door de Belastingdienst, maar dan mag je geen OV-kosten apart declareren.

Voor zzp’ers is het vaak gunstiger om de echte OV-kosten als zakelijke kosten op te voeren in plaats van de kilometervergoeding.

Veelgestelde vragen over een rittenregistratie

Heb je nog meer vragen over een rittenregistratie? Wij hebben antwoorden!

Kan ik mijn ritten handmatig bijhouden?

Ja, dat kan. Maar handmatig bijhouden is foutgevoelig en kost veel tijd. Een digitaal systeem zoals MoneyMonk is sneller, makkelijker en betrouwbaarder.

Wat gebeurt er als mijn rittenregistratie niet klopt?

Bij een controle door de Belastingdienst kunnen onvolledige of foutieve gegevens leiden tot naheffingen. Zorg er daarom voor dat je aan de eisen van de belastingdienst voldoet.

Hoe verreken je de kilometervergoeding?

Je kan de kilometervergoeding voor je zakelijke kilometers op twee manieren verrekenen:

Kilometervergoeding aan jezelf uitkeren

Als zzp’er mag je jezelf het vastgestelde tarief per zakelijke kilometer vergoeden. Dit geldt voor ritten naar klanten, werkplekken, netwerkbijeenkomsten en meer.

Reiskosten doorberekenen aan opdrachtgevers

Wil je je reiskosten doorbelasten? Dit kan op twee manieren:

• Apart op de factuur: je vermeldt het aantal kilometers en het bedrag als aparte factuurregel. Hierover wordt btw berekend.
• Verwerkt in je uurtarief: je verhoogt je tarief zodat reiskosten erin verwerkt zijn, zonder ze apart te vermelden. Dit bespaart administratie, maar let op dat je tarief niet te hoog wordt.

Tip: onderweg je ritten registreren met MoneyMonk

Maak je rittenregistratie eenvoudig met MoneyMonk! Met deze slimme software kun je al je ritten gemakkelijk invoeren via de desktop of de app. Of je nu onderweg bent of op kantoor zit, je hebt je administratie altijd up-to-date.

Met MoneyMonk kun je:

• Favoriete ritten toevoegen: Maak je vaker dezelfde rit? Sla 'm op en voeg het met één klik toe op de desbetreffende dag.
• Ritten exporteren: Maak eenvoudig een overzicht van je ritten, inclusief een eventuele splitsing tussen privé- en zakelijke kilometers.
• Ritten factureren: Je gereden kilometers doorbelasten aan je klant? Met MoneyMonk voeg je ze direct toe aan je factuur.

Daarnaast bewaart MoneyMonk al je gegevens veilig en overzichtelijk, zodat je altijd voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Probeer het 30 dagen gratis en ontdek hoe makkelijk ritten registreren kan zijn! Bekijk hier MoneyMonk