Op zoek naar hulp in jouw regio?
Onze aangesloten specialisten staan klaar om jou te helpen met jouw vragen als (startende) ondernemer. Wil je advies of meer informatie? Zoek hulp in jouw regio!
Een goede en persoonlijke offerte kan het verschil maken tussen een droomopdracht of met lege handen staan. Met een goede offerte laat je zien dat je je klant begrijpt en dé oplossing hebt voor zijn probleem. Onderstaande tips kunnen je verder helpen bij het maken van een goede offerte.
Een offerte is méér dan een prijsopgave
De eerste indruk heb je al gemaakt in een persoonlijk acquisitiegesprek. Met een ijzersterke offerte kop je vervolgens de bal in het doel en sleep je de klus binnen. Althans, dat is het doel. Een offerte is meer dan een prijsopgave, het is ook een visitekaartje. Een document waarin je vastlegt wat jullie samen afspraken vastleggen over de te verrichten werkzaamheden, planning en kosten.
Met een goede offerte voorkom je dat er later onduidelijkheid ontstaat over wat je van elkaar mag verwachten. Als je tijdens het maken van de offerte niet meer zeker weet wat de afspraken ook alweer waren, bel dan gerust even voor extra informatie. Een mooie gelegenheid om opnieuw een goede indruk te maken!
Wat heb ik nodig om eenvoudig offertes te maken?
Een goede offerte begint met het juiste gereedschap. Grofweg, heb je hiervoor 2 opties: een offerte maken in Excel/Word of met een specifiek offerteprogramma.
Je offertes maken in Excel of Word is gratis maar kost je tijd om je offerte af te stemmen op de klant en goed op te volgen zodat de kans op een opdracht groot is. Je kunt dan ook tijd besparen door je offertes te maken en versturen met een online programma. Binnen deze programma’s maak je met diverse templates een professionele offerte in jouw huisstijl. Je kunt deze digitaal laten ondertekenen door de klant en zet ze vervolgens in een paar klikken om in een factuur.
We kunnen de volgende offerte programma’s aanraden:
Waar moet een offerte uit bestaan?
Anders dan bij een factuur zijn er weinig (wettelijke) voorschriften waaraan een offerte moet voldoen. Uiteraard bevat een offerte een aantal vaste onderdelen, maar verder ben je helemaal vrij.
Bovenal geldt: een offerte moet duidelijk maken dat je de vraag van de klant begrijpt. En dat jouw dienst of product het juiste antwoord op die vraag is. Een goede offerte is niet te kort, want dan lijkt het alsof jouw dienstverlening weinig om het lijf heeft, maar ook niet te lang. Je opdrachtgever moet er niet bij in slaap vallen.
Daarnaast is een offerte persoonlijk, je schrijft deze toe naar de situatie van de klant en refereert aan het gesprek dat jullie eerder hadden. Een "doodzonde" is om met zoek-en-vervang een standaardofferte aan te passen. Laat zien wie jij bent! Heb je een creatief product of een creatieve dienst? Zorg dan voor een creatieve offerte.
Deze tips helpen bij het maken van een ijzersterke offerte
- Vermeld duidelijk de naam van je opdrachtgever en contactpersoon.
- Maak duidelijk dat het om een offerte gaat en voor welke dienst/product het is.
- Laat zien dat je de vraag van de klant hebt begrepen. Vat de vraag van de klant samen en refereer aan je eerdere contact. Dit maakt de offerte persoonlijker.
- Geef aan waarom jij dé oplossing in huis hebt. Zeg iets over je ervaring, je kennis van de doelgroep en de bijzonderheden van jouw bedrijf. En leg uit waarom dit helemaal aansluit op de wensen van je opdrachtgever.
- Schrijf vanuit het perspectief van de klant en geef aan wat de voordelen zijn voor de klant. Niet: ‘wij bezorgen gratis’, maar ‘u krijgt (…) kosteloos thuisbezorgd’.
- Vermeld welke afspraken en voorwaarden overeengekomen zijn. Dit voorkomt onduidelijkheid achteraf.
- Maak een begroting zo inzichtelijk mogelijk en leg goed uit wat je precies doet voor die prijs. Dit zorgt ervoor dat je klant jouw offerte kan vergelijken met andere offertes qua diensten én qua kwaliteit en voorkomt dat je klant alleen op prijs kan vergelijken.
- Als je korting geeft, geef dat dan duidelijk aan. Geef ook aan dat het een eenmalige korting betreft. Hiermee voorkom je dat je er ook voor volgende opdrachten aan vast zit.
- Print de offerte op eigen briefpapier, waarop ook alle relevante bedrijfsgegevens staan.
- Zorg voor een dagtekening met plaats.
- Refereer aan eerder contact en maak duidelijk dat je op verzoek van de klant je offerte indient.
- Handig is, om een offerte te sturen die direct ondertekend kan worden door je klant. Dan heb je meteen de opdracht binnen. Bij grote en ingewikkelde maatwerkopdrachten kun je een offerte op hoofdlijnen maken en daarna onderhandelen over een gedetailleerd contract.
- Sluit af met een persoonlijke boodschap die de klant tot actie prikkelt.
- Voeg je algemene voorwaarden toe, vermeld je betalingsvoorwaarden en verwijs daarnaar in je offerte.
Algemene voorwaarden gebruiken
Je kunt standaardbepalingen gebruiken als je zaken doet met klanten en opdrachtgevers. Dit zijn de algemene voorwaarden. Op deze manier hoef je niet bij elke transactie af te spreken onder welke voorwaarden je bijvoorbeeld levert. Het is belangrijk dat jouw algemene voorwaarden voldoen aan de actuele wetgeving en zijn opgesteld door een ervaren jurist.
Wil je zeker zijn van een goede offerte? Download hieronder dan twee gratis voorbeelden!
