Zorg voor de juiste contracten en voorwaarden

Algemene voorwaarden zijn de regels die je standaard wilt laten gelden bij het sluiten van een overeenkomst. Deze algemene voorwaarden kunnen je een hoop tijd schelen. Je hoeft, mits degene met wie je zaken doet de algemene voorwaarden accepteert, niet bij elke overeenkomst weer te onderhandelen over bijvoorbeeld betalingsvoorwaarden, garantiebepalingen, incassobedingen en dergelijke. In de algemene voorwaarden leg je de wederzijdse rechten en verplichtingen zo duidelijk en volledig mogelijk vast. Daarmee kun je conflicten voorkomen.

Wettelijke basiseisen

Er zijn twee basiseisen die de wet stelt aan algemene voorwaarden:

De inhoud van jouw algemene voorwaarden mag niet onredelijk bezwarend zijn voor de wederpartij.
De wederpartij moet van jou een redelijke mogelijkheid krijgen om kennis te nemen van de algemene voorwaarden (informatieplicht).

Onredelijk bezwarend

Om te bepalen of de algemene voorwaarden onredelijk bezwarend zijn voor de wederpartij hanteert de wet een zwarte en een grijze lijst. Op de zwarte lijst staan voorwaarden die per definitie verboden zijn. Je kunt deze niet opnemen in de algemene voorwaarden. Op de grijze lijst staan voorwaarden die misschien onredelijk bezwarend zijn voor de wederpartij. Bij deze bepalingen moet je zelf aantonen dat het gebruik in jouw specifieke situatie niet onredelijk is. Om het zekere voor het onzekere te nemen, kun je beter geen bepalingen uit de grijze lijst opnemen in de algemene voorwaarden.

Je kunt de volledige zwarte lijst en grijze lijst bekijken.

Informatieplicht

Volgens de wet moet je de algemene voorwaarden vóór of tijdens het sluiten van een overeenkomst aan de wederpartij verstrekken. Je kunt op verschillende manieren aan de informatieplicht voldoen. Je kunt bijvoorbeeld de algemene voorwaarden toesturen of overhandigen aan de wederpartij. Ook kun je de algemene voorwaarden afdrukken op de achterkant van jouw contract of offerte (je dient daar dan wel naar te verwijzen). Besef wel dat je in het laatste geval de algemene voorwaarden te laat aan de wederpartij verstrekt. Je moet de algemene voorwaarden immers voor of tijdens het sluiten van de overeenkomst aan je wederpartij verstrekken.

Met dichtgetimmerde voorwaarden loop je minder risico op aansprakelijkheid.

Ook is het niet genoeg om te melden dat jouw algemene voorwaarden zijn gedeponeerd omdat je deze immers zelf aan de wederpartij moet verstrekken. Als je telefonisch zaken doet, geldt er een uitzondering. Je moet dan in je gesprek melden dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn en dat je deze eventueel kosteloos zult opsturen. Doe je online zaken dan moet je vóór of bij het sluiten van de overeenkomst de algemene voorwaarden ter beschikking stellen. Dit moet op zo’n manier, dat de wederpartij de voorwaarden kan opslaan en nog eens kan nalezen.

Moet je algemene voorwaarden opstellen?

Het is voor iedereen die een eigen bedrijf heeft en te maken heeft met klanten waarmee overeenkomsten moeten worden gesloten, verstandig om algemene voorwaarden op te stellen. De algemene voorwaarden die je opstelt dienen aan te sluiten bij de feitelijke gang van zaken binnen jouw bedrijf en/of jouw branche. Welke algemene voorwaarden je ook hanteert, de volgende zaken komen meestal voor:

Offerte (vrijblijvend of niet, termijn voor aanvaarding?)
Transport (wie betaalt transport, verzekering, invoerrechten?)
Levertijd (overmacht)
Betaling (betalingstermijn, incassokosten, rente)
Eigendomsvoorbehoud (eigendom gaat pas over na betaling?)
Garantie (zo ja, onder welke voorwaarden?)
Afwikkeling van geschillen (rechter of arbitrage)
Aansprakelijkheid (beperking, hoogte schadevergoeding)

Met behulp van voorbeelden van jouw brancheorganisatie of relevante bedrijven kun je zelf je algemene voorwaarden opstellen. Het is verstandig om deze te laten controleren door een specialist.

Indien je een beroep uitoefent waarbij je een beroepsaansprakelijkheidsverzekering nodig hebt, dan kun je jouw aansprakelijkheid deels afdekken door goede algemene voorwaarden op te stellen. Met dichtgetimmerde voorwaarden loop je minder risico op aansprakelijkheid. En mocht er toch aansprakelijkheid ontstaan, dan zal de verzekeraar van de beroepsaansprakelijkheid de aansprakelijkheid eerder erkennen. Een voorbeeld van algemene voorwaarden die verzekeraars accepteren, kun je hier downloaden en aanvullen. Je mag de voorwaarden zelf vormgeven, maar het is verstandig deze te laten controleren door een specialist.

Deponeren van algemene voorwaarden

Je kunt jouw algemene voorwaarden ook deponeren bij de Kamer van Koophandel of bij de rechtbank. Dit is niet verplicht, maar wel handig. Dit betekent dat jij altijd bewijs hebt dat jouw algemene voorwaarden geldig waren bij het aangaan van een overeenkomt. Ook kan de wederpartij jouw algemene voorwaarden altijd inzien. Bij wijzigingen moet je er zelf voor zorgen dat de nieuwe versie van je voorwaarden in zijn geheel gedeponeerd wordt bij een rechtbank of de Kamer van Koophandel.

TIP Bekijk wat Het Ondernemerscollectief voor jou kan betekenen. Zo vind je er basisvoorwaarden en kun je tegen een goede korting voorwaarden op maat laten maken.